easybooking als Software für euer Hotel? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit easybooking

Wir haben die zadego GmbH über ihre Hotelsoftware easybooking ausgefragt.

Die Antworten der zadego GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hotel Software in 3 Sätzen.

easybooking ist eine cloudbasierte Hotelsoftware, die vor allem für kleine und mittelständische Ferienvermietungen im DACH-Raum entwickelt wurde. Die Software verbindet Buchungsverwaltung, Online-Buchungen, Channel Manager und Gästekommunikation in einem System. Gastgeber können damit ihre Preise und Verfügbarkeiten zentral steuern, Buchungen automatisieren und sich im Alltag einiges an Verwaltungsaufwand sparen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Ein großer Vorteil ist, dass easybooking sehr einfach zu bedienen ist und man sich schnell zurechtfindet. Die Software ist speziell auf kleine und mittelständische Gastbetriebe im DACH-Raum ausgerichtet. Gleichzeitig ist easybooking eine All-in-One-Lösung mit integriertem Channel Manager. Ein weiterer Vorteil ist die faire Preisstruktur, da pro Einheit und Monat abgerechnet wird. Dadurch können Betriebe ihre Kosten gut planen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Für kleine und familiengeführte Betriebe ist easybooking sehr gut auf die Bedürfnisse angepasst mit ausreichend Funktionen und auch preislich attraktiv. Bei sehr großen Hotels oder in der Stadthotellerie kann easybooking irgendwann an Grenzen stoßen, vor allem wenn sehr viele spezielle Schnittstellen benötigt werden.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

easybooking ist eine Web-Anwendung, das heißt, es muss nichts installiert werden. Man kann einfach über den Browser von allen Endgeräten darauf zugreifen, zum Beispiel auch vom Smartphone, Tablet oder Laptop. Alles, was man für die Nutzung benötigt, ist eine Internetverbindung.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, easybooking kann auch am Smartphone oder Tablet genutzt werden. Die Software ist responsiv aufgebaut und passt sich daher an kleinere Bildschirme an. Grundsätzlich lassen sich mobil alle wichtigen Grundfunktionen gut nutzen, zum Beispiel Angebote und Reservierungen erstellen oder Sperren eintragen. Für detailliertere Konfigurationen, wie etwa die Preisverwaltung oder Auswertungen im Berichtswesen, empfehlen wir jedoch die Nutzung am PC oder Laptop. Eine eigene App gibt es derzeit nicht.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, easybooking kann auf mehreren Geräten und auch von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden, zum Beispiel am PC oder am Smartphone.
Wichtig ist im Grunde nur, dass die Geräte eine Internetverbindung haben.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Es braucht keine besonderen technischen Voraussetzungen. Ein internetfähiges Gerät und ein aktueller Browser reichen aus.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, einen Offline-Modus gibt es nicht. Man kann aber zum Beispiel den Zimmerplan ausdrucken, um den aktuellen Stand vorübergehend auch offline zur Hand zu haben.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Ja, Updates gibt es regelmäßig. Da die Software cloudbasiert ist, werden sie zentral eingespielt, ohne dass Betriebe selbst etwas machen müssen. Somit sind unsere Kund:innen immer automatisch auf dem neuesten Stand.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Es gibt Backup-Möglichkeiten zum Beispiel im Berichtswesen oder dem Meldewesen. Auch Rechnungen lassen sich als Datei exportieren und abspeichern. Das geht ganz einfach, dazu braucht man kein technisches Vorwissen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit hat für uns höchste Priorität. easybooking arbeitet komplett DSGVO-konform und setzt auf sichere und verschlüsselte Datenübertragungen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

easybooking bietet Schnittstellen zu vielen wichtigen Systemen. Der Channel-Manager bietet zum Beispiel Anbindungen zu Booking.com, Airbnb, Expedia, TSMART, SECRA, feratel, HRS, HRS Destination Solution und Urlaub am Bauernhof. Außerdem gibt es Integrationen zu Zahlungsabwicklern wie PayPal, hobex und Labware. Auch Kassensysteme wie ready2order, Melzer, Steingress, apro und Gastrotouch können angebunden werden. Für den einfacheren Check-In gibt es Schnittstellen zu den Schließsystemen von NUKI und LOXONE. Im Meldewesen sind Schnittstellen zu allen gängigen Anbietern vorhanden, zum Beispiel zu feratel, Allgäu Walser Card, Cardxperts, AVS, Neuhold und Capcorn.
Der Vorteil ist, dass viele Daten automatisch übertragen werden und Betriebe dadurch weniger doppelt eingeben müssen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hotel-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Buchungsverwaltung & Belegungsplanung?
    • Online-Buchung über Hotel-Website?
      • • Online-Buchungen über die eigene Hotel-Webseite sind mit easybooking möglich, dafür gibt es verschiedene von uns vorgefertigte Web-Widgets.
    • Anbindung an externe Buchungsportale (Booking.com, HRS, Expedia etc.)? Wenn ja, an welche?
      • • Auch externe Buchungsportale können angebunden werden, zum Beispiel Booking.com, HRS oder Expedia. Die genaue Liste der angebundenen Portale wurde bereits oben bei der Schnittstellenübersicht im Themenbereich Technik genannt.
    • Preismanagement / Revenue Management?
      • • Ein klassisches Revenue Management gibt es nicht. Wir arbeiten mit einer saisonbasierten Preisgestaltung.
    • Channel Management?
      • • Ja, Channel Management ist bei easybooking inkludiert.
    • Integration von Gruppenbuchungen?
      • • Gruppenbuchungen sind nicht direkt als eigene Funktion integriert, können aber manuell eingegeben werden.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchungsverwaltung anmerken?
      • • Zur Buchungsverwaltung lässt sich noch sagen, dass sie sehr einfach über den zentralen Zimmerplan funktioniert. Dadurch behalten Betriebe ihre Belegung gut im Blick.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Gästeservice?
    • Verwaltung von Check-in/Check-out-Prozessen (mobil, digitaler Schlüssel)?
    • Gibt es Self-Service Portale/Apps für Gäste (z. B. für digitale Buchungen, Rechnungen, Zimmerauswahl, etc.)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Gästeservice anmerken?

Der Check-in und Check-out wird durch Anbindungen an Schlüsselsysteme flexibler und einfacher. Alternativ können manuelle Schlüsselcodes als PIN hinterlegt werden, die dann automatisiert als Mail an den Gast verschickt werden. Durch den digitalen Pre-Check-In ist auch die Gästemeldung viel zeiteffizienter.
Ja, dafür gibt es unseren Booking Manager. Eine eigene App ist dafür nicht notwendig. Gäste haben darüber ihre wichtigsten Reiseinfos jederzeit digital zur Hand, zum Beispiel Buchungsunterlagen, Kontaktdaten, Chat und vieles mehr.
Es gibt eine digitale Gästemappe. Diese kann der Gast einfach per Link aus der Buchungsbestätigung öffnen. Dazu muss er auch nicht extra eine App downloaden. So kann er sich schon vor der Anreise informieren und während dem Aufenthalt Kontakt aufnehmen oder Produkte dazubuchen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Reinigung & Housekeeping?
    • Wie erfolgt die Aktualisierung des Zimmerstatus (in Echtzeit?)?
    • Wie werden Informationen an das Housekeeping-Team übermittelt (Durch welche Anwendungen oder Endgeräte?)?
    • Können individuelle Reinigungsanforderungen abgebildet werden?
    • Weiteres zum Thema Reinigung & Housekeeping?

Ja, der Zimmerstatus wird in easybooking in Echtzeit synchronisiert.
Für das Housekeeping steht im Berichtswesen eine Zimmermädchenliste zur Verfügung, die bei der Organisation unterstützt. Eine darüber hinausgehende direkte Anbindung für eigene Anwendungen, Endgeräte oder individuelle Reinigungsanforderungen ist derzeit nicht vorhanden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software Hotels mit mehreren Standorten (z. B. Hotelketten, Franchise-Betriebe)?
    • Können Daten zentral verwaltet und ausgewertet werden?
    • Lassen sich Standorte vergleichen oder getrennt steuern?
    • Gibt es Rechte- und Rollenverteilungen für unterschiedliche Häuser?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Multi-Property-Management anmerken?

Ja, Daten können zentral verwaltet und ausgewertet werden.
Mehrere Standorte innerhalb einer Datenbank sind schwierig abzubilden, weil den Gästen zentral nur eine Adresse mitgeteilt wird. Sinnvoller ist es daher, pro Standort eine eigene Datenbank einzurichten und diese über einen Masterzugang zu verbinden, sodass man schnell zwischen den jeweiligen Zimmerplänen wechseln kann.
Nein, eine eigene Rechte- und Rollenverteilung für unterschiedliche Häuser gibt es nicht.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software internationale Hotels?
    • Unterstützt die Software mehrere Sprachen für Personal und Gäste?
    • Werden unterschiedliche Währungen, Steuersätze und Rechnungsformate abgebildet?
    • Können rechtliche Besonderheiten verschiedener Länder berücksichtigt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Internationalität anmerken?

Für Gäste können in easybooking bis zu sieben Sprachen hinterlegt werden. Für das Personal lässt sich die Software im Backend auf Deutsch oder Englisch umstellen.
Ja, es werden Euro, Schweizer Franken, Forint, Kuna und britische Pfund unterstützt.
Rechtliche Besonderheiten verschiedener Länder können nicht individuell berücksichtigt werden, ausgenommen die Steuersätze können individuell angepasst werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung?

• E-Rechnung bereits integriert?
• Unterstützung verschiedener Zahlungsarten (Kreditkarte, Online-Zahlungen, Barzahlung)?
• Eigenes Kassensystem / Integration mit externen Kassensystemen?
• Automatisches Mahnwesen? (Verknüpfung mit Bankkonto?)
• Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung anmerken?

Eine E-Rechnung ist nicht integriert. Rechnungen werden allerdings als PDF per E-Mail versendet.
Ja, es gibt Zahlungsmöglichkeiten über Kreditkarte, Online-Überweisung, vor Ort Zahlung oder Paypal. Der Kunde kann die Abwicklung durch Online-Payment-Schnittstellen zu hobex oder Labware noch einfacher machen.
Es können externe Kassensysteme angebunden werden. Dazu gehören ready2order, Steingress, apro, Gastrotouch und Melzer.
Über die Fälligkeit können manuell Zahlungserinnerungen verschickt werden. Eine direkte Verknüpfung mit dem Bankkonto besteht nicht, Zahlungen sind manuell in der Buchung zu hinterlegen.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Marketing?
    • Automatisierte E-Mail-Kampagnen?
    • Personalisierte Kommunikation (z. B. basierend auf Gastprofilen)?
    • Newsletter- und Gutscheinverwaltung?
    • Loyalty-Programme?
    • Bewertungsmanagement (Tripadvisor, Google, HolidayCheck)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Marketing anmerken?

Es gibt ein automatisches Danke-Mailing nach dem Aufenthalt. Damit kann man Gäste zum Beispiel um Feedback bitten.
Erweiterte Funktionen wie personalisierte Kommunikation auf Basis von Gastprofilen, Newsletter- oder Gutscheinverwaltung sowie Loyalty-Programme sind derzeit nicht integriert.
In der Danke-Mail kann auf Plattformen wie Tripadvisor, Google oder HolidayCheck verlinkt werden. Es kann auch ein Bewertungswidget für die eigene Webseite dazugebucht werden, welches alle Bewertungen verschiedener Portale übersichtlich zusammenführt und darstellt.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Können Umsatz- und Auslastungsberichte erstellt werden?
    • Forecasting?
    • Individuelle Reports für unterschiedliche Abteilungen möglich?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Reporting anmerken?

Umsatz- und Auslastungsberichte können im Berichtswesen erstellt werden.
Forecasting gibt es nicht.
Individuelle Reports sind möglich, da im Berichtswesen verschiedene Auswertungen erstellt werden können. Zum Beispiel gibt es für die Küche Verpflegungslisten, für die Buchhaltung den Periodenabschluss und für die Reinigung die Zimmermädchenliste.
Die Berichte können außerdem exportiert werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hotel-spezifischen Funktionen?
    • Event- & Tagungsmanagement (Raumplanung, Catering, Abrechnung, etc.)?
    • Verwaltung von Zusatzleistungen (z. B. Spa/Wellness, Parkplätze…)?
    • Integration von Restaurant/Bar oder Schnittstellen hierfür?
    • Anbindung an Reiseveranstalter?
    • Smart-Hotel-Integration (z.B. Türöffnung per Smartphone)?
    • Weitere Hotel-spezifische Funktionen?

Event- und Tagungsmanagement wird vor allem bei der Abrechnung unterstützt. Eine Seminarraumbuchung, zum Beispiel für die Reservierung von Räumlichkeiten, ist jedoch nicht verfügbar.
Zusatzleistungen lassen sich individuell hinterlegen und können zu einer Buchung dazugebucht werden. Über unseren Booking Manager, die digitale Gästemappe, ist dies mit nur zwei Klicks besonders einfach, auch während des Aufenthalts, möglich.
Eine Integration von Restaurant oder Bar ist über die vorhandenen Kassenschnittstellen möglich.
Eine Anbindung an Reiseveranstalter gibt es nicht.
Smart-Hotel-Integrationen sind über NUKI oder LOXONE möglich.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstpläne)?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Schnittstellen zum Steuerberater)?

Mitarbeiter-Management ist nicht möglich.
Eigene Schnittstellen zum Steuerberater gibt es nicht. Ein Periodenabschluss kann aber exportiert und dann manuell als Datei an den Steuerberater gesendet werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Wir setzen auf ein faires Preisschema. Die Preise richten sich bei easybooking nach der Betriebsgröße, da anhand von Lizenzen pro Einheit abgerechnet wird.
Ja, es gibt eine monatliche Grundgebühr.
Zusätzliche Nutzer verursachen keine Mehrkosten.
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre, die Kündigungsfrist liegt bei drei Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit.
Außerdem arbeiten wir mit diversen Regionen und Partnern zusammen, wodurch je nach Region und Zeitraum mögliche Förderungen berücksichtigt werden können.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Unser Support ist über ein integriertes Ticket-System erreichbar. An Wochenenden und Feiertagen gibt es ein Notfall-Team. Support via Live-Chat kann kostenpflichtig dazugebucht werden. Zudem gibt es Kundenbetreuungstage für Bestandskunden direkt vor Ort in den Regionen. Individualschulungen bieten wir persönlich vor Ort beim Kunden, via Fernwartung oder bei uns in Innsbruck an. Ergänzt wird das Angebot durch kostenfreie Basisschulungen. Unsere Sales-Mitarbeiter sind auch oft in den Regionen vor Ort. Wir bieten außerdem noch Video-Aufzeichnungen, schriftliche Anleitungen und Webinare zu relevanten Themen an.
Der Support kann sowohl intern als auch extern erfolgen.
Tickets werden schnellstmöglich bearbeitet. Bei regulären Anfragen bemühen wir uns um eine erste qualifizierte Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden. Kritische Störungen bearbeiten wir priorisiert.
Ja, Videos und auch schriftliche Erklärungen sind in der kostenlosen easybooking Academy vorhanden.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Eine kostenlose Testversion gibt es nicht. Interessenten bekommen aber einen Zugang zu einer Demoversion, in der sie easybooking selbst ausprobieren können.
Es kann die Gästekartei importiert werden. Der Import von Direktbuchungen ist nicht möglich, jedoch werden alle Buchungen aus angebundenen Portalen über den Channel Manager importiert.
Einen eigenen Wechselservice gibt es nicht. Der Umstieg wird jedoch durch unsere persönliche Betreuung durch das Einrichtungs-Team begleitet. Bei Fragen stehen wir jederzeit unterstützend zur Seite und helfen dabei, den Wechsel so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

easybooking wird regelmäßig weiterentwickelt und es gibt laufend Funktionsupdates.
Feedback von Nutzern wird als Feature Request aufgenommen. Diese Anfragen werden priorisiert und anschließend über eine Roadmap abgearbeitet. Dabei verfolgen wir das Motto „von Gastgebern für Gastgeber“ und orientieren uns stark an den Bedürfnissen unserer Kund:innen.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Von vielen Betrieben kommt oft die Rückmeldung, dass easybooking im Alltag viel Zeit spart. Viele Kunden schätzen vor allem auch, dass Buchungen, Preise und die Kommunikation mit Gästen zentral verwaltet werden können und vieles automatisch läuft.
Gerade familiengeführte Betriebe erzählen häufig, dass sie früher vieles manuell gemacht haben und dadurch sehr viel Aufwand hatten. Mit easybooking konnten sie ihre Abläufe professioneller gestalten, mehr Direktbuchungen bekommen und trotz Personalmangel viele Aufgaben besser bewältigen.
Ein Kunde hat es einmal besonders treffend zusammengefasst: Dank easybooking hat sich für ihn ein neues Berufsfeld erschlossen. Das Vermieten ist laut ihm zugegeben kompliziert aber mit easybooking geht es deutlich einfacher.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

easybooking ist seit 2006 am Markt und hat sich vor allem im deutschsprachigen Raum als Marktführer der Hotelsoftware für kleine und mittelständische Betriebe etabliert. Die Lösung richtet sich besonders an Hotels, Pensionen, Bauernhöfe und Ferienwohnungen, die eine verständliche und bezahlbare Software suchen.
Im Vergleich zu internationalen High-End-Systemen wie Mews oder Apaleo ist easybooking weniger tech-lastig. Dafür ist die Software preislich zugänglicher und stärker auf die Bedürfnisse kleiner Gastgeber zugeschnitten.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hotels (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Ideal ist die Software für kleine und mittelständige Gastbetriebe mit bis zu ca. 50 Einheiten, die ihre Buchungen einfacher verwalten und im Alltag Zeit sparen möchten.
Besonders gut passt easybooking zu Betrieben, die neben einer praxistauglichen Hotelsoftware auch Wert auf persönliche Betreuung, gute Erreichbarkeit und einen verlässlichen Ansprechpartner legen. Wir verstehen uns nicht nur als Softwareanbieter, sondern als Partner, der Betriebe im Alltag begleitet und bei Fragen für dich da ist.

Abschließende Bemerkung:

Noch zu ergänzen wäre, dass eine Reiserücktrittsversicherung über ERGO oder die Europäische Reiseversicherung eingebunden werden kann.

Außerdem ist eine Anbindung an fiskaltrust möglich. Darüber können TSE-konforme Rechnungen erstellt werden.

Auf Wunsch können wir auch bei der Webseiten-Erstellung und der Anbindung der Buchungsstrecke unterstützen. Dabei gibt es drei Möglichkeiten.

• Der Betrieb kann eine Webseite direkt über easybooking dazubuchen und die Web-Widgets einbauen lassen.
• Alternativ kann die Webseite auch von einer externen Agentur erstellt werden. In diesem Fall können die inkludierten Web-Widgets dort eingebunden werden.
• Die dritte Möglichkeit ist, dass der Betrieb seine Webseite selbst mit einem externen Baukastensystem erstellt. Auch hier können die Web-Widgets entweder selbst eingebunden oder über einmalige Bezahlung von easybooking eingebaut werden.