3RPMS als Software für euer Hotel? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit 3RPMS

Wir haben die HaDre GmbH über ihre Hotelsoftware 3RPMS ausgefragt.

Die Antworten der HaDre GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hotel Software in 3 Sätzen.

3RPMS® ist ein modernes PMS aus der Cloud, das so einfach und logisch zu bedienen ist, dass man sofort damit loslegen kann.
Seit 2014 helfen wir Hotels im DACH-Raum dabei, ihren Alltag digital zu organisieren, damit wieder mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: die Gäste.
Das Besondere bei uns ist der persönliche Support von echten Hotel-Profis, die genau wissen, worauf es an der Rezeption ankommt.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Bei 3RPMS® haben wir Schluss gemacht mit komplizierter Software, für die man erst ein langes Studium braucht. Unser System ist so einfach und logisch aufgebaut, dass du und dein Team sofort loslegen könnt – ganz ohne tagelange Schulungen. Wenn doch mal eine Frage auftaucht, landest du nicht in einem anonymen Callcenter, sondern sprichst direkt mit echten Hotel-Profis, die selbst an der Rezeption standen und deine Sprache sprechen. Damit alles im Hotel perfekt zusammenläuft, bieten wir zudem jede Menge Schnittstellen an, die sich kinderleicht mit deinen anderen Programmen verbinden lassen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wer eine hochkomplexe Software mit zahllosen, verschachtelten Spezialfunktionen für jeden erdenklichen Nischenfall sucht, wird bei uns an Grenzen stoßen. Wir bei 3RPMS® verzichten ganz bewusst darauf, um die intuitive Bedienung und die Geschwindigkeit des Systems zu garantieren. Unser Fokus liegt auf der Prozessoptimierung des Hotelalltags – das bedeutet im Umkehrschluss, dass wir Funktionalität priorisieren, die einen echten Mehrwert für die breite Masse der Gastgeber bietet.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Web-Anwendung

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, da 3RPMS® vollständig im Browser läuft, steht der gesamte Funktionsumfang auf jedem Gerät zur Verfügung – vom Smartphone über das Tablet bis zum Desktop. Wir verzichten bewusst auf eine App-Store-Installation, damit unsere Kunden keinen Speicherplatz verschwenden oder sich um manuelle Updates kümmern müssen.

Ein echtes Highlight für den mobilen Arbeitsalltag ist unsere Erweiterung maidConnect: Damit wird das Smartphone zum digitalen Assistenten für das Housekeeping. Zimmerstatus werden in Echtzeit synchronisiert und Defekte können sofort mit Foto dokumentiert werden. So bleibt das gesamte Team ohne Funkgeräte oder Zettelwirtschaft immer auf dem aktuellsten Stand.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, absolut. Bei 3RPMS® können beliebig viele Nutzer von verschiedenen Geräten aus gleichzeitig im System arbeiten. Es gibt keine lästigen Blockaden, wenn zwei Kollegen zeitgleich auf den Belegungsplan zugreifen wollen.

Was dabei zu beachten ist? Im Grunde nur eins: Ein Internetzugang und ein Browser genügen. Dank der Echtzeit-Synchronisierung sieht jeder Mitarbeiter sofort, wenn ein Kollege eine Buchung ändert oder einen Check-in durchführt. Das verhindert Doppelbuchungen und sorgt für eine reibungslose Kommunikation im Team.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Bei 3RPMS® folgen wir dem Prinzip ‚Bring Your Own Device‘. Da unsere Software vollständig im Browser läuft, gibt es so gut wie keine technischen Hürden.

Die Hardware: Sie können jedes internetfähige Gerät nutzen – ob modernen Windows-PC, Apple Mac, Laptop, Tablet oder Smartphone. Es ist keine teure Server-Infrastruktur im Hotel nötig.

Das Betriebssystem: Wir sind komplett plattformunabhängig. Ob Windows, macOS, iOS oder Android – 3RPMS® läuft überall dort, wo ein moderner Browser installiert ist.

Der Browser: Für das beste Erlebnis empfehlen wir moderne Browser wie Google Chrome, Apple Safari oder Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version.

Das Fazit: Wer ins Internet gehen kann, kann auch mit 3RPMS® arbeiten. Das macht die Hardware-Planung für Hoteliers extrem einfach und kosteneffizient, da oft bereits vorhandene Geräte problemlos weitergenutzt werden können.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Als konsequente Cloud-Lösung verzichten wir bewusst auf einen klassischen Offline-Modus, um eine 100-prozentige Datensicherheit und Echtzeit-Synchronisierung zu garantieren. Ein lokaler Offline-Modus führt in der Praxis oft zu gefährlichen Datenkonflikten und Synchronisationsfehlern, die wir unseren Kunden ersparen wollen.

Da 3RPMS® auf jedem mobilen Endgerät läuft, sind unsere Kunden extrem flexibel. Sollte das stationäre Internet im Hotel tatsächlich einmal ausfallen, lässt sich das System sofort über einen mobilen Hotspot oder ein Tablet mit LTE/5G weiterbetreiben. Da alle Daten sicher in unseren Rechenzentren gespeichert sind, geht selbst bei einem solchen Internetausfall nichts verloren.

Für den unwahrscheinlichen Fall eines kompletten Strom- oder Netzausfalls bietet 3RPMS® zudem automatisierte Notfallberichte an. So hat man wichtige Listen (wie die Anreisen oder die In-House-Liste) immer als Backup zur Hand. Unterm Strich ist unser System durch die dezentrale Cloud-Struktur meist deutlich ausfallsicherer als jeder lokale Server im Hotelkeller.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Bei 3RPMS® gehören manuelle Updates und Systemstillstände der Vergangenheit an. Unsere Kunden arbeiten immer automatisch mit der aktuellsten Version, ohne selbst aktiv werden zu müssen. Wir spielen alle Optimierungen zentral im Hintergrund ein, sodass der Hotelbetrieb völlig ungestört bleibt. Es müssen keine Dateien geladen oder Server neu gestartet werden – beim nächsten Login sind die Neuerungen einfach da.

Wir entwickeln das System kontinuierlich weiter und implementieren neben neuen Features vor allem proaktiv alle gesetzlichen Änderungen. Ob Anpassungen bei der KassenSichV oder neue Steuersätze: Wir halten die Software im Hintergrund stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung, damit sich Hoteliers voll und ganz auf ihre Gäste konzentrieren können.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Bei 3RPMS® läuft die Datensicherung vollständig automatisch und in Echtzeit in deutschen Rechenzentren. Für unsere Kunden bedeutet das: Es gibt keine manuellen Backups, keine externen Festplatten und keine technischen Hürden. Selbst für technisch weniger affine Nutzer ist das System absolut sicher, da alles unsichtbar im Hintergrund passiert.

Sollte ein Rechner im Hotel ausfallen, loggt man sich einfach an einem anderen Gerät ein und arbeitet sofort weiter – ohne Datenverlust. Falls dennoch manuelle Backups gewünscht oder benötigt werden, können die wichtigsten Daten – wie Finanzdaten, Gastdaten und Statistiken – jederzeit flexibel aus 3RPMS® exportiert werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

3RPMS® erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und hilft Ihnen bei der Einhaltung der Vorgaben durch ein einfaches und durchdachtes Löschkonzept. So erinnert Sie 3RPMS® rechtzeitig, wenn Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Löschung anstehen.
Wir schließen mit Ihnen bei Vertragsschluss die in der DSGVO vorgeschriebene, separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab, in der wir uns zu umfangreichen Pflichten bekennen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Das Spektrum reicht von der Anbindung marktführender Channelmanager und Revenue Management Systeme bis hin zu modernen Schließanlagen und Online Payment Gateways für einen reibungslosen Check-in. Auch spezialisierte Lösungen wie Registrierkassen und Tourismus-Kartensysteme sind integriert.
Besonders hervorzuheben ist die tiefe Anbindung an die Finanzbuchhaltung via DATEV. Diese umfassende Vernetzung sorgt für automatisierte Datenflüsse in Echtzeit, eliminiert manuelle Fehlerquellen und schafft die nötige Freiheit für eine erstklassige Gästebetreuung.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hotel-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Buchungsverwaltung & Belegungsplanung?
    • Online-Buchung über Hotel-Website?
    • Anbindung an externe Buchungsportale (Booking.com, HRS, Expedia etc.)? Wenn ja, an welche?
    • Preismanagement / Revenue Management?
    • Channel Management?
    • Integration von Gruppenbuchungen?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchungsverwaltung anmerken?

3RPMS® macht Ihre Buchungsverwaltung so intuitiv wie noch nie. Das Herzstück ist unser interaktiver Belegungsplan: Mit wenigen Klicks lassen sich Reservierungen verschieben, Zimmer zuteilen oder Preise anpassen – alles in Echtzeit und ohne Verzögerung. Dabei erfolgt die Anbindung der eigenen Website mit einer Online Booking Engine sowie die Verknüpfung externer Portale über die integrierte Schnittstelle zu einem Channel-Management-Partner. Preise und Verfügbarkeiten werden automatisch synchronisiert, was Überbuchungen praktisch ausschließt.

Auch komplexere Aufgaben wie das Gruppenmanagement sind smart gelöst: Große Kontingente lassen sich mit wenigen Handgriffen einbuchen und flexibel verwalten. Beim Thema Preis- und Revenue Management unterstützt Sie das System dabei, Ihre Raten dynamisch an die Nachfrage anzupassen, um Ihren Ertrag ohne Mehraufwand zu steigern. Was uns dabei besonders wichtig ist: Buchungsverwaltung bedeutet bei uns Freiheit. Da das System cloudbasiert ist, können Sie Ihre Belegung von überall auf der Welt checken – egal ob am Desktop oder unterwegs auf dem Tablet.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Gästeservice?
    • Verwaltung von Check-in/Check-out-Prozessen (mobil, digitaler Schlüssel)?
    • Gibt es Self-Service Portale/Apps für Gäste (z. B. für digitale Buchungen, Rechnungen, Zimmerauswahl, etc.)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Gästeservice anmerken?

3RPMS® macht den Gästeservice digital und persönlich zugleich. Check-in und Check-out lassen sich über unsere Partner-Schnittstellen vollständig mobil abwickeln – inklusive digitaler Türschlüssel direkt auf dem Smartphone. Das verkürzt Wartezeiten und sorgt für ein entspanntes Ankommen.

Über Self-Service-Optionen können Gäste Buchungen verwalten, Zusatzleistungen wählen oder Rechnungen online begleichen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Reinigung & Housekeeping?
    • Wie erfolgt die Aktualisierung des Zimmerstatus (in Echtzeit?)?
    • Wie werden Informationen an das Housekeeping-Team übermittelt (Durch welche Anwendungen oder Endgeräte?)?
    • Können individuelle Reinigungsanforderungen abgebildet werden?
    • Weiteres zum Thema Reinigung & Housekeeping?

3RPMS® bietet mit Maidconnect eine spezialisierte Lösung, die das Front Office nahtlos mit dem Reinigungsteam verzahnt. Anstatt manueller Listen automatisiert Maidconnect die gesamte Reinigungsplanung auf Basis von Live-Buchungsdaten. Das Tool priorisiert Aufgaben wie Frühanreisen oder Zimmerwechsel selbstständig, sodass das Housekeeping immer genau weiß, welche Zimmer als Nächstes bezugsfertig sein müssen.

Wie erfolgt die Aktualisierung des Zimmerstatus (in Echtzeit?)?
Die Aktualisierung des Zimmerstatus erfolgt über Maidconnect in absoluter Echtzeit. Sobald eine Reinigungskraft den Status auf ihrem Endgerät ändert, ist das Zimmer im 3RPMS® Dashboard für die Rezeption als „sauber“ oder „geprüft“ markiert. Das eliminiert zeitfressende Rückfragen und ermöglicht es dem Front Office, Gäste ohne Verzögerung einzuchecken.

Wie werden Informationen an das Housekeeping-Team übermittelt?
Die Kommunikation läuft vollständig digital über die Maidconnect-App. Das Team nutzt einfach vorhandene Smartphones oder Tablets, auf denen alle Reinigungspläne übersichtlich dargestellt werden. Über die App können Mitarbeiter zudem direkt Minibar-Verbräuche erfassen oder technische Defekte per Foto-Upload an die Haustechnik melden – alles ohne Zettelwirtschaft oder Funkgeräte.

Können individuelle Reinigungsanforderungen abgebildet werden?
Ja, Maidconnect ermöglicht eine hochgradig individuelle Gästebetreuung. Besondere Anforderungen wie Allergiker-Bettwäsche oder VIP-Arrangements werden aus der Buchung direkt in den digitalen Reinigungsplan übertragen. Zudem lassen sich flexible Reinigungsintervalle hinterlegen (z. B. „Eco-Cleaning“ bei Langzeitaufenthalten), was nicht nur den Service verbessert, sondern auch aktiv zur Ressourcenschonung beiträgt.

Weiteres zum Thema Reinigung & Housekeeping?
Mit Maidconnect machen wir das Housekeeping messbar und nachhaltig. Hoteliers erhalten detaillierte Reports über Reinigungszeiten und Arbeitsabläufe, was eine transparente Kostenkontrolle ermöglicht. Durch den kompletten Verzicht auf Papierlisten unterstützen wir Hotels zudem dabei, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und gleichzeitig die interne Kommunikation effizienter zu gestalten.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software Hotels mit mehreren Standorten (z. B. Hotelketten, Franchise-Betriebe)?
    • Können Daten zentral verwaltet und ausgewertet werden?
    • Lassen sich Standorte vergleichen oder getrennt steuern?
    • Gibt es Rechte- und Rollenverteilungen für unterschiedliche Häuser?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Multi-Property-Management anmerken?

Inwiefern unterstützt Ihre Software Hotels mit mehreren Standorten?
Als cloudnative Hotelsoftware ist 3RPMS® von Grund auf vollständig mandantenfähig. Hotelgruppen und Franchise-Betriebe können beliebig viele Standorte in einem System abbilden. Neue Häuser lassen sich ohne lokale Server-Infrastruktur schnell aufschalten, und berechtigte Mitarbeiter wechseln mit nur einem einzigen Login flexibel zwischen den Betrieben.

Können Daten zentral verwaltet und ausgewertet werden?
Sämtliche Hausdaten – wie Stammdaten, Gastdaten, Finanzen und Statistiken – sind fest im jeweiligen Account hinterlegt und nicht übertragbar. Bei entsprechenden Zugriffsrechten können alle Accounts eingesehen und gepflegt werden, wobei die Datenverwaltung weiterhin pro Account getrennt bleibt.

Lassen sich Standorte vergleichen oder getrennt steuern?
3RPMS® bietet die perfekte Balance aus zentraler Kontrolle und lokaler Autonomie. Im Reporting lassen sich die Häuser direkt miteinander vergleichen. Gleichzeitig wird jedes Hotel getrennt gesteuert: Lokale Ratenstrukturen, Zimmerkategorien und individuelle Schnittstellen lassen sich pro Mandant exakt definieren.

Gibt es Rechte- und Rollenverteilungen für unterschiedliche Häuser?
Ja, ein gruppenweiter Revenue Manager erhält Zugriff auf alle Standorte, während Rezeptionsmitarbeiter standardmäßig nur die Daten ihres eigenen Hauses sehen. Auch Lese- und Schreibrechte für sensible Finanzdaten lassen sich rollenbasiert und standortübergreifend exakt einschränken.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software internationale Hotels?
    • Unterstützt die Software mehrere Sprachen für Personal und Gäste?
    • Werden unterschiedliche Währungen, Steuersätze und Rechnungsformate abgebildet?
    • Können rechtliche Besonderheiten verschiedener Länder berücksichtigt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Internationalität anmerken?

Unterstützt die Software mehrere Sprachen für Personal und Gäste?
Ja, Mehrsprachigkeit ist fest im System verankert. Die Benutzeroberfläche für das Hotelpersonal lässt sich flexibel umstellen, um internationalen Teams ein barrierefreies Arbeiten zu ermöglichen. Für die Gäste bietet 3RPMS® einen vollautomatisierten, mehrsprachigen Dokumentenversand: Buchungsbestätigungen, Angebote und Rechnungen werden in der gewünschten Sprache generiert, was den internationalen Service professionalisiert.

Werden unterschiedliche Währungen, Steuersätze und Rechnungsformate abgebildet?
Ja, das System ist für den internationalen Zahlungsverkehr und globale Fiskalanforderungen gerüstet. 3RPMS® kann länderspezifische Steuersätze (z. B. unterschiedliche MwSt.-Sätze) und Rechnungsformate exakt pro Mandant abbilden. Durch die Flexibilität bei der Währungsumrechnung und die nahtlose Integration internationaler Payment-Provider (wie Stripe) werden globale Buchungs- und Zahlungsprozesse sicher und automatisiert verarbeitet.

Können rechtliche Besonderheiten verschiedener Länder berücksichtigt werden?
Ja. Durch den modularen Aufbau und die Offenheit für internationale Schnittstellen kann 3RPMS® an lokale Gesetzgebungen angepasst werden – sei es für den digitalen Meldeschein, die E-Invoicing-Pflichten (wie das länderspezifische digitale Rechnungswesen) oder strenge Datenschutzvorgaben nach DSGVO-Standard. Das System stellt sicher, dass Hotels auch im internationalen Umfeld absolut compliant und rechtssicher agieren.

Was möchten Sie sonst noch zum Thema Internationalität anmerken?
Internationalität bedeutet für uns nicht nur Übersetzung, sondern nahtlose globale Konnektivität. Durch unsere offenen Schnittstellen binden wir internationale Marktführer – wie beispielsweise Lighthouse für das Revenue Management – nahtlos an. Hoteliers gewinnen dadurch die Freiheit, die weltweit besten Tools mit 3RPMS® als zentralem Herzstück zu kombinieren, um auf jedem internationalen Markt maximal wettbewerbsfähig zu sein.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung?
    • E-Rechnung bereits integriert?
    • Unterstützung verschiedener Zahlungsarten (Kreditkarte, Online-Zahlungen, Barzahlung)?
    • Eigenes Kassensystem / Integration mit externen Kassensystemen?
    • Automatisches Mahnwesen? (Verknüpfung mit Bankkonto?)
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung anmerken?

Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung?
3RPMS® automatisiert den gesamten Finanzkreislauf von der Buchung bis zur Abrechnung. Rechnungen werden direkt aus den Reservierungsdaten generiert – inklusive automatischer Aufteilung von Logis und Zusatzleistungen.

E-Rechnung bereits integriert?
Ja, 3RPMS® ist vollständig für die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung gerüstet und generiert diese zukunftssicher sowie gesetzeskonform im ZUGFeRD-Format, welches eine strukturierte XML-Rechnung mit einem lesbaren PDF kombiniert, sodass Hoteliers ohne teure Zusatzsoftware elektronisch übermitteln und Rechnungen weiterhin problemlos lesen können.

Unterstützung verschiedener Zahlungsarten (Kreditkarte, Online-Zahlungen, Barzahlung)?
Ja, es werden alle gängigen Zahlungsarten nahtlos unterstützt. Neben klassischen Bar- und EC-Zahlungen vor Ort bietet 3RPMS® durch die native Integration führender Payment-Gateways eine vollautomatische Abwicklung von Online-Zahlungen und Kreditkarten. Das System erlaubt automatisierte Anzahlungen bei Buchung, sichere Pre-Authorisations sowie das direkte Belasten von hinterlegten Raten direkt aus dem PMS heraus.

Eigenes Kassensystem / Integration mit externen Kassensystemen?
3RPMS® verfügt über eine integrierte Kassenfunktion für den Front-Office-Bereich, die den gesetzlichen Vorgaben (wie der KassenSichV in Deutschland inklusive TSE) entspricht. Für Gastronomie, Spa oder hoteleigene Shops bietet das System leistungsstarke Schnittstellen zu führenden externen POS-Kassensystemen. Umsätze und Belege werden dadurch in Echtzeit direkt auf das Zimmerkonto des Gastes gebucht.

Automatisches Mahnwesen? (Verknüpfung mit Bankkonto?)
Ja, 3RPMS® bietet ein strukturiertes, mehrstufiges Mahnwesen. Offene Posten werden im System übersichtlich getrackt, und Mahnungen können direkt aus dem PMS heraus per E-Mail versendet werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Marketing?
    • Automatisierte E-Mail-Kampagnen?
    • Personalisierte Kommunikation (z. B. basierend auf Gastprofilen)?
    • Newsletter- und Gutscheinverwaltung?
    • Loyalty-Programme?
    • Bewertungsmanagement (Tripadvisor, Google, HolidayCheck)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Marketing anmerken?

Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Marketing?
3RPMS® wandelt operative Buchungsdaten in wertvolle Marketing-Erkenntnisse um. Das System analysiert das Buchungsverhalten, Gastpräferenzen und Umsätze, sodass Hoteliers zielgerichtete Marketingmaßnahmen ergreifen können.

Automatisierte E-Mail-Kampagnen?
3RPMS® versendet vollautomatisch getriggerte E-Mails zum perfekten Zeitpunkt: von der personalisierten Pre-Arrival-Mail mit Upselling-Angeboten (z. B. Frühstücks-Upgrade) bis hin zur herzlichen Post-Stay-Mail nach der Abreise, um den Gast an das Hotel zu binden.

Personalisierte Kommunikation (z. B. basierend auf Gastprofilen)?
Da alle Vorlieben, historischen Buchungen und Umsätze im Profil des Gastes gespeichert sind, lässt sich die Kommunikation hochgradig personalisieren. Stammgäste, Geschäftsreisende oder Familien erhalten so exakt die Angebote und Nachrichten, die für sie relevant sind – was die Konversionsrate der Kampagnen massiv erhöht.

Newsletter- und Gutscheinverwaltung?
Newsletter lassen sich bequem über Partner-Systeme versenden, an die die Gastdaten automatisch übergeben werden. Auch Gutscheine können direkt über 3RPMS® verkauft und wieder eingelöst werden. Da das System die Gutscheinnummern nicht automatisch fortlaufend vergibt, trägt das Hotel diese einfach selbst ein.

Loyalty-Programme?
Dank der Auswertung von Stammgästen lässt sich in 3RPMS® ganz einfach ein VIP-Status einrichten, um treuen Gästen beispielsweise exklusive Rabatte zu gewähren.

Bewertungsmanagement (Tripadvisor, Google, HolidayCheck)?
Nach dem Aufenthalt können Gäste per E-Mail dazu eingeladen werden, eine Bewertung abzugeben. Die Links zu den gewünschten Bewertungsportalen lassen sich einfach in diese Post-Stay-Mail integrieren, welche dann wahlweise manuell oder vollautomatisch versendet wird.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Können Umsatz- und Auslastungsberichte erstellt werden?
    • Forecasting?
    • Individuelle Reports für unterschiedliche Abteilungen möglich?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Reporting anmerken?

Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
3RPMS® stellt Hoteliers ein leistungsstarkes Dashboard für datenbasierte Entscheidungen zur Verfügung. Alle operativen Daten des PMS fließen in Echtzeit in den Statistikbereich ein. Das System bereitet komplexe Datenströme visuell und übersichtlich auf, sodass das Hotelmanagement die Performance des Betriebs jederzeit im Blick behält und Optimierungspotenziale sofort erkennt.

Können Umsatz- und Auslastungsberichte erstellt werden?
Ja, das Erstellen detaillierter Umsatz- und Auslastungsberichte gehört zu den Kernfunktionen. Wichtige Hotel-Kennzahlen wie Belegungsrate, Logisumsatz, Durchschnittsrate sowie der Umsatz pro verfügbarem Zimmer lassen sich für beliebige Zeiträume auf Knopfdruck generieren, exportieren und analysieren.

Forecasting?
Ja, 3RPMS® unterstützt Hotels aktiv bei der vorausschauenden Planung. Durch die Analyse historischer Buchungsdaten in Kombination mit aktuellen Reservierungen und OTB-Daten (On-The-Books) ermöglicht das System präzise Umsatz- und Auslastungsprognosen.

Individuelle Reports für unterschiedliche Abteilungen möglich?
Ja. Da das Reporting modular aufgebaut ist, liefert 3RPMS® für jede Abteilung die passenden Daten: Die Buchhaltung erhält finanzrelevante Abschlüsse (z. B. via DATEV-Schnittstelle), das Front Office Belegungs- und Anreisestatistiken, und das Housekeeping profitiert von maßgeschneiderten Effizienzberichten über das integrierte Modul Maidconnect.

Was möchten Sie sonst noch zum Thema Reporting anmerken?
Ein riesiger Vorteil des cloudbasierten Reportings von 3RPMS® ist die Ortsunabhängigkeit. Da alle Auswertungen in Echtzeit in der Cloud laufen, können Hoteliers, Geschäftsführer oder Revenue Manager auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice gesichert auf alle betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zugreifen. Das sorgt für maximale Flexibilität und extrem kurze Reaktionszeiten bei Marktveränderungen.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hotel-spezifischen Funktionen?
    • Event- & Tagungsmanagement (Raumplanung, Catering, Abrechnung, etc.)?
    • Verwaltung von Zusatzleistungen (z. B. Spa/Wellness, Parkplätze…)?
    • Integration von Restaurant/Bar oder Schnittstellen hierfür?
    • Anbindung an Reiseveranstalter?
    • Smart-Hotel-Integration (z.B. Türöffnung per Smartphone)?
    • Weitere Hotel-spezifische Funktionen?

Event- & Tagungsmanagement (Raumplanung, Catering, Abrechnung, etc.)?
Obwohl 3RPMS® kein separates Event- oder Tagungstool bietet, können Räume für eine grundlegende Planung angelegt und die Abrechnungen unkompliziert im System erstellt werden.

Verwaltung von Zusatzleistungen (z. B. Spa/Wellness, Parkplätze…)?
Zusatzleistungen lassen sich in 3RPMS® unkompliziert anlegen und flexibel verwalten. Ob Parkplätze, Haustierpauschalen oder Wellness-Arrangements – Leistungen können entweder direkt als zubuchbares Extra in die Ratenstruktur integriert oder beim Check-in auf das Zimmerkonto gebucht werden.

Integration von Restaurant/Bar oder Schnittstellen hierfür?
3RPMS® verfügt über eine integrierte Kassenfunktion für einfache Verkäufe am Front Office. Für eine vollwertige Gastronomie- und Bar-Anbindung setzt das System auf starke Schnittstellen zu marktführenden POS-Kassensystemen. Restaurant-Umsätze können so in Echtzeit direkt auf die Zimmerrechnung des Gastes transferiert werden.

Anbindung an Reiseveranstalter?
Ja, die Anbindung erfolgt über Schnittstellen zu führenden Channel-Managern. Kontingente, Preise und Verfügbarkeiten werden in Echtzeit synchronisiert, um Überbuchungen auszuschließen.

Smart-Hotel-Integration (z.B. Türöffnung per Smartphone)?
3RPMS® ist voll auf das moderne Smart Hotel ausgerichtet. Über spezialisierte Schnittstellen zu innovativen Schließsystemen und Guest-App-Anbietern wird der gesamte kontaktlose Aufenthalt ermöglicht. Gäste können per Smartphone einchecken, die Zimmertür via digitalem Schlüssel öffnen und kontaktlos bezahlen.

Weitere Hotel-spezifische Funktionen?
Ein herausragendes Alleinstellungsmerkmal ist das hauseigene, tief integrierte Housekeeping-Tool Maidconnect. Es verknüpft das Reinigungsteam in Echtzeit per mobilem Browser mit dem PMS, spart lästige Zettellisten ein und ermöglicht die sofortige, papierlose Meldung von sauberen Zimmern, Minibar-Verbräuchen oder technischen Mängeln an die Rezeption.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstpläne)?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Schnittstellen zum Steuerberater)?

Als spezialisiertes Hotel-PMS fokussiert sich 3RPMS® auf die Kernprozesse der Hoteladministration und verzichtet bewusst auf ein integriertes HR-Tool. Für das Reinigungsteam bietet das integrierte Modul maidConnect jedoch eine optimale, digitale Übersicht der täglichen Reinigungsaufgaben pro Mitarbeiter.

Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Schnittstellen zum Steuerberater)?
Für die fehlerfreie Übergabe an den Steuerberater oder die interne Buchhaltung verfügt das System über eine leistungsstarke DATEV-Schnittstelle. Alle Rechnungsdaten, Zahlungen und Umsätze können exportiert und nahtlos in die gängigen Finanzbuchhaltungssysteme eingelesen werden, was den administrativen Aufwand drastisch reduziert.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Das System von 3RPMS® ist in drei abgestuften Funktions-Paketen erhältlich, deren monatliche Kosten sich fair nach der Anzahl der Zimmer berechnen:

Der Tarif Basic für 4 € pro Zimmer/Monat bietet die grundlegende Software ohne Schnittstellen, während das Paket Pro für 5 € pro Zimmer/Monat Funktionen wie Online-Check-In, Self-Checkout und eine Channelmanager-Anbindung beinhaltet.

Die Variante ProPlus für 7 € pro Zimmer/Monat umfasst alle Pro-Funktionen plus zwei inkludierte Schnittstellen, Premium-Support sowie halbjährliche Teamschulungen.

Unabhängig von der Zimmeranzahl gilt für alle Tarife eine Mindestberechnung von 34,90 € pro Monat, und je nach Paket und Betriebsgröße fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr zwischen 199 € und 799 € an.

Mehrkosten für weitere Nutzer gibt es nicht, da unbegrenzt viele Mitarbeiter-Accounts ohne Aufpreis angelegt werden können. Die Software wird flexibel auf monatlicher Basis abgerechnet und bietet eine kundenfreundliche, kurze Mindestvertragslaufzeit mit einer in der Regel monatlichen Kündigungsfrist.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Das Support-Angebot von 3RPMS® ist vollständig inhouse durch das eigene, deutschsprachige Expertenteam organisiert und richtet sich flexibel nach dem gewählten Tarifpaket. Kunden erreichen den Support direkt per E-Mail oder Ticketsystem, wobei die Wartezeiten durch ein strukturiertes Ticketing minimiert werden, während in den Tarifen Pro und ProPlus zusätzlich ein telefonischer Support sowie eine Notfall-Erreichbarkeit zur Verfügung stehen. Für die schnelle „Hilfe zur Selbsthilfe“ bietet die Software eine umfassende, leicht verständliche Online-Wissensdatenbank mit detaillierten FAQ-Bereichen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um alltägliche Fragen oder Fehlermeldungen sofort eigenständig zu lösen.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Um potenziellen Neukunden den Einstieg und den Software-Wechsel so einfach wie möglich zu machen, bietet 3RPMS® einen voll funktionsfähigen, kostenlosen Demozugang an, mit dem das System 30 Tage lang unverbindlich und ohne automatischen Vertragsabschluss getestet werden kann.

Für einen reibungslosen Wechsel aus Altsystemen bietet die Software durch ihre intuitive, leicht verständliche Benutzeroberfläche einen schnellen Umstieg ohne lange Einarbeitungszeiten.

Durch ein strukturiertes, von Experten begleitetes Onboarding inklusive einer rund 90-minütigen Online-Einführungsschulung wird Ihnen alles erklärt. Datenimporte und die Verknüpfung bestehender Kanäle werden dabei über die flexiblen, offenen Schnittstellen und in Zusammenarbeit mit dem hauseigenen Support-Team realisiert, um Ausfallzeiten beim Systemwechsel zu minimieren.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

3RPMS® wird als Cloud-Software kontinuierlich und agil weiterentwickelt, sodass alle Updates und gesetzlichen Anpassungen automatisch und ohne Installationsaufwand direkt im Browser einfließen. Die Produktentwicklung orientiert sich dabei eng an der Hotelpraxis: Kundenfeedback und Funktionswünsche werden über den Inhouse-Support direkt evaluiert und fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Software und ihrer offenen API-Schnittstellen ein.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

In den Erfahrungsberichten und Rückmeldungen bestehender Kunden wird immer wieder hervorgehoben, dass der persönliche Support einfach super, extrem reaktionsschnell und hilfsbereit ist. Zudem wird gelobt, dass die Software absolut intuitiv und einfach zu bedienen ist, wodurch sie nach der Einrichtung besonders schnell einsatzbereit im Hotelalltag integriert werden kann.