hotline als Software für euer Hotel? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit hotline

Wir haben die SoftTec GmbH über ihre Hotelsoftware hotline ausgefragt.

Die Antworten der SoftTec GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hotel Software in 3 Sätzen.

Die hotline Hotelsoftware ist eine modulare Lösung für Hotels, Pensionen und andere Beherbergungsbetriebe, die zentrale Abläufe wie Reservierung, Check-in und Check-out sowie Abrechnung digital und effizient abbildet. Sie kann sowohl lokal als auch als Cloud-Lösung eingesetzt werden und lässt sich durch zahlreiche Schnittstellen und Zusatzmodule flexibel an die individuellen Anforderungen des Betriebs anpassen. Besonders geschätzt wird die hotline Hotelsoftware für ihre Benutzerfreundlichkeit, ihr attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis und ihre hohe Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Betriebsgrößen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Ein wesentlicher Vorteil unserer hotline Hotelsoftware liegt in ihrer hohen Modularität und Flexibilität. Die Lösung kann je nach Hotelgröße und individuellem Bedarf passgenau erweitert werden – von der kleinen Pension bis hin zur großen Hotelkette. Dadurch nutzen und bezahlen Betriebe genau die Funktionen, die sie tatsächlich benötigen, was viele alternative Systeme am Markt in dieser Form weniger flexibel abbilden.

Ein weiterer klarer Pluspunkt ist die starke Integrationsfähigkeit der Software. Über zahlreiche Schnittstellen und Zusatzmodule, beispielsweise für Channel-Management, Online-Buchung, Housekeeping oder digitale Meldescheine, lassen sich zentrale Prozesse direkt miteinander verbinden. So entsteht ein durchgängig digitaler Hotelbetrieb, der Arbeitsabläufe vereinfacht und Medienbrüche reduziert.

Darüber hinaus überzeugt die hotline Hotelsoftware durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, eine einfache und intuitive Bedienung sowie eine praxisnahe Weiterentwicklung in enger Zusammenarbeit mit Hoteliers. Gerade im Vergleich zu komplexeren oder weniger anwenderfreundlichen Systemen ist das ein entscheidender Vorteil für Betriebe, die eine leistungsfähige, aber zugleich alltagstaugliche Lösung suchen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Durch den großen Funktionsumfang und die vielen Erweiterungsmöglichkeiten kann die hotline Hotelsoftware für neue Mitarbeiter am Anfang etwas komplex wirken. Gerade bei umfangreich konfigurierten Systemen braucht es eine gewisse Einarbeitungszeit, bis alle Funktionen sicher genutzt werden.
Das ist aber gleichzeitig die Kehrseite der hohen Flexibilität: Die Software bietet sehr viele Möglichkeiten und lässt sich individuell an den Betrieb anpassen. Sobald die Anwender eingearbeitet sind, profitieren sie genau von dieser Tiefe und Modularität im täglichen Arbeiten.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Die hotline Hoteloftware kann sowohl als klassische Installationssoftware als auch in einer Cloud-Server-Variante genutzt werden. Bei der On-Premise-Lösung wird die Software direkt auf den Computern oder einem lokalen Server im Hotel installiert. Die Daten bleiben dabei vollständig im eigenen Netzwerk des Betriebs, was ein hohes Maß an Kontrolle über Daten und System bietet und den Tagesbetrieb weitgehend unabhängig von der Internetverbindung macht. Gleichzeitig bedeutet diese Variante aber auch mehr eigene IT-Verantwortung, etwa bei Updates, Wartung und Backups.

Alternativ kann die hotline Hotelsoftware über einen Cloud-Server betrieben werden. In diesem Fall ist ein ortsunabhängiger Zugriff möglich, beispielsweise von der Rezeption, aus dem Büro oder auch mobil. Zudem ist keine eigene Server-Hardware im Hotel notwendig, und Themen wie Backups und Updates können durch den Anbieter oder Hosting-Partner übernommen werden. Ein weiterer Vorteil ist die höhere Ausfallsicherheit, da professionelle Rechenzentren genutzt werden.
Damit können Betriebe je nach technischer Infrastruktur, Sicherheitsanforderungen und gewünschter Flexibilität die passende Betriebsform wählen.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, die hotline Hotelsoftware kann in der Cloud-Version auch mobil auf Tablets genutzt werden, beispielsweise als zusätzlicher Arbeitsplatz oder zweiter Bildschirm. Das ist besonders praktisch, wenn bestimmte Informationen flexibel außerhalb des klassischen Rezeptionsarbeitsplatzes verfügbar sein sollen.
Eine vollumfängliche mobile Nutzung auf dem Smartphone oder eine gesonderte App steht dabei nicht im Vordergrund. Der mobile Einsatz ist vor allem über die Cloud-Version auf Tablets sinnvoll und ergänzt damit die Arbeit am festen Arbeitsplatz.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mit der hotline Hotelsoftware können mehrere Nutzer und Geräte gleichzeitig arbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass entsprechend zusätzliche Lizenzen beziehungsweise Arbeitsplätze vorhanden sind, die eine parallele Nutzung im System ermöglichen.
Das gilt sowohl für On-Premise-Installationen als auch für Cloud-Installationen. Wichtig ist daher, bereits bei der Planung zu berücksichtigen, wie viele Mitarbeiter beziehungsweise Arbeitsplätze gleichzeitig mit der Software arbeiten sollen, damit die Lizenzierung passend ausgelegt ist.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Systemvoraussetzungen Client PC / Stand-Alone

• • • PC ab 1,5 GHz Taktfrequenz, empfohlen Intel Core i5
    • Arbeitsspeicher mindestens 4 GB oder höher
    • Festplatte: SSD mindestens 20 GB, empfohlen 50 GB
    • Betriebssysteme: Windows 10 Pro, Windows 11 Pro
    • Betriebsfertige Einrichtung von Microsoft Office (kein Office 365!)
    • Bildschirmauflösung: mindestens 800×600 Pixel
    • .NET Framework >2
    • Adobe Reader
    • Aktueller Internetexplorer

TLS-Verschlüsselung wird beim hotline-internen Mailversand nicht unterstützt.
Es müssen eventuell Einstellungen an Ihrem PC entsprechend konfiguriert werden.

Systemvoraussetzungen Server

• • • Empfohlener Prozessor Intel Xeon
    • Arbeitsspeicher mindestens 8GB
    • Verfügbarer Speicherplatz auf der Festplatte: 50 GB SSD
    • Windows-Betriebssysteme: Windows Server 2012 R2 bis 2022
    • .NET Framework > 2
    • Netzwerk ab 100 Mbit/s

Betriebsfertig eingerichtete, tägliche Datensicherung auf Wechselmedien, empfohlen Online-Backup der SoftTec GmbH

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, ein Offline-Betrieb ist mit der hotline Hotelsoftware grundsätzlich möglich, wenn sie als On-Premise-Version eingesetzt wird. In diesem Fall läuft die Software lokal im Hotel beziehungsweise im eigenen Netzwerk, sodass die Grundfunktionen auch ohne aktive Internetverbindung genutzt werden können.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Die hotline Hotelsoftware wird kontinuierlich und regelmäßig weiterentwickelt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Für die hotline Hotelsoftware gibt es die Möglichkeit eines Online-Backups. Dabei werden täglich automatisch Sicherungen aller hotline-Daten in ein externes Rechenzentrum übertragen. Der große Vorteil ist, dass die Daten nicht nur auf der eigenen Hardware im Hotel liegen, sondern zusätzlich außerhalb des Betriebs gesichert werden – ein wichtiger Schutz beispielsweise bei Brand, Diebstahl oder Hardwareausfall.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit und Datenschutz haben bei der hotline Hotelsoftware einen sehr hohen Stellenwert. Die Software ist DSGVO-konform aufgebaut und verfügt über ein detailliertes Rollen- und Rechtekonzept. Dadurch kann genau gesteuert werden, welche Mitarbeitenden auf welche Daten zugreifen dürfen, jeder sieht nur die Informationen, die er für seine Arbeit tatsächlich benötigt.

Zusätzlich wird bei der Installation ein GoBD-/GDPdU-Zertifikat bereitgestellt. Damit wird die rechtskonforme Archivierung und Nachvollziehbarkeit steuerrelevanter Daten unterstützt. Auch die angebundenen API-Schnittstellen, zum Beispiel zu Channelmanagern, Meldewesen, Payment oder POS-Systemen, sind verschlüsselt und authentifiziert angebunden.

Im Cloud-Betrieb erfolgt das Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland nach ISO 27001. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragung und regelmäßige Backups. So verbindet die hotline Hotelsoftware moderne Sicherheitsstandards mit einer praxisnahen und kontrollierbaren Nutzung im Hotelalltag.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Die hotline Hotelsoftware bietet eine Vielzahl integrierbarer Schnittstellen zu wichtigen Systemen im Hotelbetrieb. Dazu gehören unter anderem Channelmanager und OTAs wie Booking oder Expedia, über die Preise und Verfügbarkeiten automatisch gesteuert werden können. Ebenso lassen sich Booking Engines für Direktbuchungen über die Hotelwebsite, POS- und Kassensysteme für Gastronomie und Zusatzleistungen sowie Payment-Systeme für eine digitale und sichere Zahlungsabwicklung anbinden.

Darüber hinaus unterstützt die hotline Hotelsoftware Schnittstellen zu Revenue-Management- und Yield-Tools zur Preisoptimierung, zu Buchhaltungs- und FiBu-Systemen wie beispielsweise über einen DATEV-Export sowie zu Türschloss- und Zugangssystemen für Check-in oder Keyless Entry. Auch Telefonanlagen sowie CRM- und Gäste-Apps können integriert werden, um die Gästekommunikation weiter zu verbessern.

Der große Vorteil dieser Integrationen liegt darin, dass Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen werden und manuelle Doppelpflege deutlich reduziert wird. Das senkt Fehlerquellen, verbessert die Datenqualität. Insgesamt entstehen dadurch effizientere Arbeitsabläufe im Hotelbetrieb und eine bessere Gästeerfahrung durch schnellere, nahtlose Prozesse.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hotel-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Buchungsverwaltung & Belegungsplanung?
    • Online-Buchung über Hotel-Website?
    • Anbindung an externe Buchungsportale (Booking.com, HRS, Expedia etc.)? Wenn ja, an welche?
    • Preismanagement / Revenue Management?
    • Channel Management?
    • Integration von Gruppenbuchungen?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchungsverwaltung anmerken?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt die Buchungsverwaltung und Belegungsplanung über ein zentrales PMS, in dem Reservierungen, Verfügbarkeiten, Preise und Belegungen übersichtlich zusammenlaufen. Direktbuchungen über die eigene Hotel-Website sind über eine Booking Engine möglich.
Darüber hinaus ist die hotline Hotelsoftware über den hauseigenen Channelmanager Caesar Data an alle großen OTAs angebunden, darunter Booking.com, Expedia, HRS, Trivago, Google, Airbnb und viele weitere. Preise, Verfügbarkeiten und Reservierungen werden dadurch automatisch synchronisiert, sodass manuelle Doppelpflege reduziert und das Risiko von Überbuchungen deutlich minimiert wird.

Auch beim Preis- und Revenue Management unterstützt die hotline Hotelsoftware durch die zentrale Pflege von Raten und Preisstrategien im PMS. Flexible Preislogiken, etwa nach Saison, Auslastung oder Kontingenten, lassen sich abbilden. Zusätzlich kann eine dynamische Preissteuerung über angebundene Revenue-Tools unterstützt werden.
Gruppenbuchungen, Kontingentsteuerung und die zentrale Verwaltung unterschiedlicher Buchungskanäle sind ebenfalls integriert. Insgesamt sorgt die hotline Hotelsoftware dafür, dass Hotels ihre Buchungsverwaltung effizienter, automatisierter und deutlich transparenter steuern können.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Gästeservice?
    • Verwaltung von Check-in/Check-out-Prozessen (mobil, digitaler Schlüssel)?
    • Gibt es Self-Service Portale/Apps für Gäste (z. B. für digitale Buchungen, Rechnungen, Zimmerauswahl, etc.)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Gästeservice anmerken?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt den Gästeservice durch digitale und automatisierte Prozesse rund um Check-in, Check-out und den Aufenthalt. Ein wichtiger Baustein ist der Checkin-Kiosk als Self-Service-Terminal. Darüber können Gäste ihre Buchung automatisch erfassen, Meldedaten eingeben, direkt am Terminal bezahlen und je nach Anbindung Zimmerkarten oder Zugangscodes erhalten. Dadurch ist ein Check-in vollständig ohne Personal möglich.

Auch die digitale Schlüsselausgabe wird unterstützt, indem Zimmerkarten automatisch kodiert werden können. Zusätzlich lassen sich Zusatzleistungen wie Frühstück, Halbpension oder andere Angebote direkt buchen. Das entlastet die Rezeption und schafft gleichzeitig ein modernes, komfortables Gästeerlebnis.
Ergänzend bietet die hotline Hotelsoftware die Möglichkeit einer Gäste-App beziehungsweise Web-App ohne Download. Gäste können darüber ihre Buchung selbst verwalten, bezahlen, digitale Meldescheine ausfüllen, Rechnungen einsehen und mit dem Hotel kommunizieren. Auch eine digitale Gästemappe mit Hotelinformationen, Services, WLAN-Daten, Umgebungstipps und weiteren Informationen kann bereitgestellt werden.

Ein weiterer Vorteil ist das Upselling während des Aufenthalts: Gäste können Zusatzleistungen bequem digital buchen, während das Hotel zusätzliche Umsatzpotenziale erschließt. Insgesamt unterstützt die hotline Hotelsoftware damit einen schnelleren, flexibleren und stärker digitalisierten Gästeservice.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Reinigung & Housekeeping?
    • Wie erfolgt die Aktualisierung des Zimmerstatus (in Echtzeit?)?
    • Wie werden Informationen an das Housekeeping-Team übermittelt (Durch welche Anwendungen oder Endgeräte?)?
    • Können individuelle Reinigungsanforderungen abgebildet werden?
    • Weiteres zum Thema Reinigung & Housekeeping?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt Reinigung und Housekeeping über die integrierbare Housekeeping-App hotline housekeeping. Damit sind Service- und Reinigungskräfte unabhängig davon, wo sie sich gerade im Hotel befinden, jederzeit erreichbar und direkt mit dem System verbunden.
Der Zimmerstatus kann bereits vom Zimmer aus aktualisiert werden. Sobald ein Zimmer gereinigt ist oder sich der Status ändert, wird diese Information direkt an hotline frontoffice übertragen. So stehen der Rezeption die aktuellen Informationen schnell zur Verfügung, und Zimmer können effizienter für anreisende Gäste vorbereitet oder freigegeben werden.

Darüber hinaus können Beschwerden, Mängel oder besondere Hinweise direkt erfasst und weitergegeben werden. Dadurch werden Kommunikationswege verkürzt, Rückfragen reduziert und Arbeitsabläufe zwischen Housekeeping und Rezeption deutlich transparenter.
Insgesamt sorgt hotline housekeeping dafür, dass Reinigungsteams flexibler arbeiten, Informationen schneller im System verfügbar sind und der gesamte Housekeeping-Prozess effizienter organisiert werden kann.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software Hotels mit mehreren Standorten (z. B. Hotelketten, Franchise-Betriebe)?
    • Können Daten zentral verwaltet und ausgewertet werden?
    • Lassen sich Standorte vergleichen oder getrennt steuern?
    • Gibt es Rechte- und Rollenverteilungen für unterschiedliche Häuser?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Multi-Property-Management anmerken?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt Hotels mit mehreren Standorten, beispielsweise Hotelketten oder Franchise-Betriebe, über eine MSV-Installation, also eine Multi-Standort-Verwaltung. Damit können mehrere Häuser innerhalb einer gemeinsamen Struktur abgebildet und gezielt verwaltet werden.
Ein wichtiger Vorteil ist die zentrale Verwaltung von Gästedaten. Dadurch steht eine einheitliche Datenbasis über alle Häuser hinweg zur Verfügung, was insbesondere bei Reservierungen, Kundenhistorien und Stammdaten hilfreich ist. Gleichzeitig können einzelne Standorte separat angesteuert werden, indem zwischen verschiedenen Hotels beziehungsweise Anmeldungen gewechselt wird.

Auch eine differenzierte Rechte- und Rollenverteilung ist möglich. Benutzer können gezielt auf einzelne Standorte oder bestimmte Funktionsbereiche beschränkt werden. So lässt sich steuern, wer auf welche Daten und Prozesse zugreifen darf.
Wichtig ist dabei: Ein direkter Standortvergleich innerhalb des Systems ist aktuell nicht vorgesehen. Auswertungen erfolgen daher je Standort separat, um die jeweiligen Kennzahlen zu analysieren. Insgesamt bietet die hotline Hotelsoftware damit eine solide Lösung für Betriebe mit mehreren Häusern, die zentrale Daten nutzen und Standorte dennoch getrennt steuern möchten.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software internationale Hotels?
    • Unterstützt die Software mehrere Sprachen für Personal und Gäste?
    • Werden unterschiedliche Währungen, Steuersätze und Rechnungsformate abgebildet?
    • Können rechtliche Besonderheiten verschiedener Länder berücksichtigt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Internationalität anmerken?

Die hotline Hotelsoftware ist klar auf den deutschsprachigen Markt ausgerichtet, also insbesondere auf die DACH-Region mit Deutschland, Österreich und der Schweiz. Für regional ausgerichtete Hotelbetriebe, die auch internationale Gäste empfangen, bietet sie eine solide Unterstützung, ist aber nicht als vollumfängliche internationale Hospitality-Plattform für weltweit unterschiedliche Märkte konzipiert.

Bei der Mehrsprachigkeit ist wichtig zu unterscheiden: Die Bedienoberfläche für Mitarbeitende ist standardmäßig deutsch und nicht vollständig in mehreren Systemsprachen verfügbar. In der Gästekommunikation können jedoch automatisierte Nachrichten, wie Buchungsbestätigungen oder Pre-Arrival-Mails, mehrsprachig hinterlegt werden. Damit ist internationale Kommunikation im operativen Alltag grundsätzlich möglich, auch wenn sie nicht durchgängig systemweit umgesetzt ist.

Auch bei rechtlichen Besonderheiten liegt der Schwerpunkt auf den Anforderungen im DACH-Markt. Die hotline Hotelsoftware ist kein globales Multi-Country-Compliance-System, sodass beispielsweise Meldepflichten oder Rechnungsstandards außerhalb der DACH-Region nur eingeschränkt beziehungsweise indirekt unterstützt werden.
Zusammengefasst eignet sich die hotline Hotelsoftware sehr gut für deutschsprachige Hotelbetriebe mit internationalen Gästen. Für Hotelgruppen mit stark internationaler Ausrichtung und sehr unterschiedlichen Länderanforderungen wäre jedoch im Einzelfall zu prüfen, ob alle Anforderungen vollständig abgebildet werden können.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung?

• E-Rechnung bereits integriert?
• Unterstützung verschiedener Zahlungsarten (Kreditkarte, Online-Zahlungen, Barzahlung)?
• Eigenes Kassensystem / Integration mit externen Kassensystemen?
• Automatisches Mahnwesen? (Verknüpfung mit Bankkonto?)
• Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung anmerken?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt Hotels umfassend bei Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Rechnungen können direkt im System erstellt und im Rahmen der integrierten Abläufe verwaltet werden. Eine E-Rechnungsfunktion ist nicht standardmäßig enthalten, kann aber als kostenpflichtige Zusatzoption genutzt werden. Unterstützt wird dabei das ZUGFeRD-Format, wodurch die Lösung grundsätzlich mit gängigen deutschen E-Invoicing-Anforderungen kompatibel ist.
Für die Zahlungsabwicklung steht ein hauseigenes Payment-System auf Basis von Adyen zur Verfügung. Darüber können viele gängige Zahlungsarten angebunden werden, darunter Kreditkarten wie Visa und Mastercard, Online-Zahlungen, PayPal, Apple Pay, Google Pay und Klarna. Damit lassen sich digitale und sichere Zahlungsprozesse komfortabel in den Hotelbetrieb integrieren.

Auch im Kassenbereich bietet die hotline Hotelsoftware flexible Möglichkeiten. Zum einen gibt es Schnittstellen zu externen POS-Systemen, wobei die konkrete Anbindung herstellerabhängig geprüft werden muss. Zum anderen steht mit Easy2Bon ein eigenes Kassensystem zur Verfügung. Hotels können damit entweder eine native Lösung nutzen oder bestehende Drittanbietersysteme anbinden.

Für Forderungsmanagement und offene Posten ist ein Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen integriert. Ein vollständig autonomes, vollautomatisches Mahnwesen ist jedoch nicht vorhanden. Zahlungsüberwachung und Forderungsmanagement werden also unterstützt, erfordern aber je nach Prozess weiterhin manuelle oder konfigurierbare Schritte.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Marketing?
    • Automatisierte E-Mail-Kampagnen?
    • Personalisierte Kommunikation (z. B. basierend auf Gastprofilen)?
    • Newsletter- und Gutscheinverwaltung?
    • Loyalty-Programme?
    • Bewertungsmanagement (Tripadvisor, Google, HolidayCheck)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Marketing anmerken?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt Hotels beim Marketing über die Erweiterung Sales & Marketing. Damit können automatisierte E-Mail-Kampagnen erstellt werden, zum Beispiel Pre-Arrival- und Post-Stay-E-Mails, Geburtstags- oder Jubiläumsgrüße sowie gezielte Angebote abhängig vom Buchungsverhalten. So lassen sich viele Marketingprozesse strukturiert und teilweise ohne manuellen Aufwand steuern.

Ein großer Vorteil liegt in der personalisierten Kommunikation. Auf Basis vorhandener Gästedaten können individuelle Angebote erstellt werden, etwa passend zu bisherigen Aufenthalten, gebuchten Zimmerkategorien oder bestimmten Zielgruppen wie Geschäftsreisenden, Stammgästen oder inaktiven Gästen. Dadurch wird Marketing deutlich zielgerichteter und weniger nach dem klassischen „Gießkannenprinzip“ umgesetzt.

Auch Gutscheinaktionen lassen sich einbinden. Über das Voucher-Modul können Gutscheine erstellt, online verkauft und verwaltet werden – beispielsweise Wert-, Rabatt- oder Aktionsgutscheine. Diese können gezielt für saisonale Kampagnen, Direktbuchungsanreize oder in Kombination mit Newsletter-Aktionen genutzt werden.
Im Bereich Loyalty unterstützt die hotline Hotelsoftware unter anderem Stammgast-Rabatte, wiederkehrende Angebote für definierte Gästegruppen und Maßnahmen zur Reaktivierung inaktiver Gäste. Je nach Konfiguration kann dies über CRM-Funktionen im Sales-&-Marketing-Modul erweitert werden.

Für das Bewertungsmanagement kann ein externes Bewertungssystem integriert werden. Dadurch sind automatisierte Bewertungsanfragen nach dem Aufenthalt sowie Monitoring und Reporting der Online-Reputation möglich. Zusätzlich unterstützt die hotline Hotelsoftware Marketingmaßnahmen wie Upselling im Buchungsprozess, etwa durch Zimmer-Upgrades oder Zusatzleistungen, sowie die Auswertung von Kampagnen-Performance, zum Beispiel anhand von Öffnungsraten oder Conversions.
Insgesamt sorgt die hotline Hotelsoftware dafür, dass Marketing, Front Office und Gästedaten besser zusammenspielen. Hotels können Gäste gezielter ansprechen, Direktbuchungen fördern und zusätzliche Umsatzpotenziale besser nutzen.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Können Umsatz- und Auslastungsberichte erstellt werden?
    • Forecasting?
    • Individuelle Reports für unterschiedliche Abteilungen möglich?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Reporting anmerken?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt Hotels umfassend beim Reporting und bietet dafür sehr vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Das Reporting wurde über viele Jahre hinweg kontinuierlich an Kundenbedürfnisse angepasst und weiterentwickelt, sodass Betriebe heute zahlreiche Kennzahlen und Entwicklungen gezielt analysieren können.
Umsatz- und Auslastungsberichte können direkt im System erstellt werden. Diese lassen sich flexibel nach verschiedenen Kriterien auswerten, zum Beispiel nach Zeitraum, Kunde, Mitarbeiter oder Produktbereichen. Dadurch erhalten Hoteliers einen schnellen Überblick über wirtschaftliche Entwicklung, Belegung und relevante Leistungskennzahlen.
Auch Forecasting-Funktionen sind integriert. Auf Basis historischer Daten können zukünftige Entwicklungen prognostiziert und für Planung, Preisstrategie oder Ressourcensteuerung genutzt werden.

Darüber hinaus sind individuelle Reports für unterschiedliche Abteilungen möglich. Berichte können gezielt auf die Anforderungen von Vertrieb, Marketing, Management oder operativen Teams zugeschnitten werden. Durch die Erweiterung Sales & Marketing stehen zusätzliche Reporting-Möglichkeiten zur Verfügung, insbesondere für die Analyse von Vertriebsaktivitäten, Kampagnenperformance und Kundeninteraktionen.

Insgesamt ist das Reporting der hotline Hotelsoftware sehr flexibel aufgebaut und kann an spezifische Unternehmensanforderungen angepasst werden. So unterstützt es nicht nur die tägliche Kontrolle, sondern auch strategische Entscheidungen im Hotelbetrieb.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hotel-spezifischen Funktionen?
    • Event- & Tagungsmanagement (Raumplanung, Catering, Abrechnung, etc.)?
    • Verwaltung von Zusatzleistungen (z. B. Spa/Wellness, Parkplätze…)?
    • Integration von Restaurant/Bar oder Schnittstellen hierfür?
    • Anbindung an Reiseveranstalter?
    • Smart-Hotel-Integration (z.B. Türöffnung per Smartphone)?
    • Weitere Hotel-spezifische Funktionen?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt Hotels auch bei zahlreichen weiteren hotelspezifischen Funktionen, die über die klassische Zimmerverwaltung hinausgehen. Dazu gehört unter anderem ein eigenständiges Event- und Tagungsmanagement, das vollständig in die hotline Hotelsoftware integriert werden kann. Damit lassen sich Veranstaltungen und Tagungen planen, Räume und Ressourcen verwalten, Leistungen wie Catering zuordnen und Events direkt im System abbilden und abrechnen.
Auch für den Wellnessbereich bietet die hotline Hotelsoftware ein eigenes Modul. Damit können Spa- und Wellnessangebote verwaltet, Anwendungen und Termine organisiert sowie Ressourcen wie Personal, Räume und Zeiten effizient geplant werden. Das ist besonders für Hotels interessant, die zusätzliche Dienstleistungen professionell steuern und in ihre Abläufe integrieren möchten.

Darüber hinaus ist eine Ressourcenverwaltung direkt in die hotline Hotelsoftware integriert. Sie ermöglicht die zentrale Steuerung von Räumen, Anlagen wie Parkplätzen, Dienstleistungen, buchbaren Einheiten und internen Kapazitäten. So können Zusatzleistungen und weitere Angebote strukturiert verwaltet und besser ausgelastet werden.
Für Restaurant- und Barbereiche sind Integrationen beziehungsweise Schnittstellen zu POS- und Kassensystemen möglich. Dadurch lassen sich gastronomische Leistungen sauber in den Hotelprozess einbinden und abrechnen. Auch Anbindungen an Reiseveranstalter können je nach Systemumgebung und Schnittstelle abgebildet werden.

Im Bereich Smart Hotel unterstützt die Erweiterung hotline Key moderne digitale Zutrittssysteme. Möglich sind unter anderem die Codierung von Schließkarten, die Nutzung von Transpondern, die Generierung von Zahlencodes sowie die Integration in elektronische Schließanlagen. Damit kann die hotline Hotelsoftware auch digitale Zutritts- und Keyless-Entry-Prozesse unterstützen.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstpläne)?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Schnittstellen zum Steuerberater)?

Die hotline Hotelsoftware unterstützt auch weitere unternehmerische Funktionen, insbesondere in den Bereichen Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung. Für das Mitarbeiter-Management steht mit der SoftTec Zeiterfassung eine eigenständige webbasierte Anwendung zur Verfügung. Damit können Arbeitszeiten digital erfasst und verwaltet werden. Eine Dienstplanfunktion zur Planung von Schichten oder Personaleinsatzplänen ist aktuell nicht enthalten.

Im Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen bietet die hotline Hotelsoftware über hotline Finance eine Schnittstelle zur Übergabe von FiBu-Daten an externe Systeme. Der Export kann entweder als Buchungsdatenservice oder als manueller Datenexport erfolgen. Die Daten lassen sich anschließend in der Buchhaltungssoftware des Steuerberaters weiterverarbeiten.

Damit unterstützt die hotline Hotelsoftware wichtige kaufmännische Prozesse und erleichtert die Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungs- oder Steuerberatungspartnern.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Preise der hotline Hotelsoftware werden möglichst bedarfsgerecht und modular kalkuliert. Es gibt kein starres Paketmodell, sondern ein Grundsystem auf Basis des hotline Basisprogramms. Die Abrechnung erfolgt in der Regel abhängig von der Zimmeranzahl. Zusätzlich können Erweiterungen wie Schnittstellen, Zusatzmodule oder besondere Integrationen je nach Bedarf hinzugebucht werden.

Der Gesamtpreis setzt sich also individuell aus dem Grundsystem und den gewählten Erweiterungen zusammen. Die Kosten werden monatlich kalkuliert, die Abrechnung erfolgt standardmäßig einmal jährlich. Auf Wunsch ist auch eine monatliche Abrechnung möglich.
Die Höhe der Gebühren hängt vor allem von der Zimmeranzahl, den gebuchten Schnittstellen und Erweiterungen sowie Art und Umfang der gewünschten Integrationen ab. Wenn mehrere Anwender gleichzeitig mit der hotline Hotelsoftware arbeiten sollen, werden zusätzliche Lizenzen beziehungsweise Arbeitsplätze benötigt. Diese sind mit einer monatlichen Wartungsgebühr verbunden.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Die konkrete Kündigungsfrist ist vertraglich geregelt; laut den aktuellen AGB unseres Unternehmens beträgt sie 6 Monate zum Jahresende. Insgesamt ist das Preismodell darauf ausgelegt, dass Betriebe nur die Funktionen und Erweiterungen nutzen und bezahlen, die sie tatsächlich benötigen.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Für die hotline Hotelsoftware stehen verschiedene Support-Möglichkeiten zur Verfügung. Kunden können sich telefonisch an die Hotline wenden, wenn schnelle Hilfe bei akuten Fragen benötigt wird. Für detailliertere Anfragen oder wenn Unterlagen, Screenshots oder Fehlerbeschreibungen mitgeschickt werden sollen, steht zusätzlich der E-Mail-Support zur Verfügung.

Der Support ist deutschsprachig, vollständig inhouse organisiert und rund um die Uhr verfügbar. Supportfälle werden in der Regel per Fernwartung bearbeitet, sodass Probleme direkt auf dem System des Kunden analysiert und gelöst werden können. Das ermöglicht eine sehr praxisnahe und schnelle Unterstützung.
Ein klassischer Live-Chat auf der Website ist nicht vorhanden. Auf der Plattform der hotline Hotelsoftware gibt es jedoch einen Chatbot, der bereits viele Standardfragen automatisch beantwortet und kontinuierlich mit neuem Wissen aus dem Team erweitert wird.

Zusätzlich setzt die hotline Hotelsoftware auf „Hilfe zur Selbsthilfe“. Auf der Website und im YouTube-Kanal stehen Tutorials und Erklärvideos für verschiedene Themenbereiche zur Verfügung. Ergänzend helfen FAQ-Bereiche und verständlich aufbereitete Inhalte, etwa zur Bedienung der Software oder zur Interpretation von Fehlermeldungen.
Durch den internen 24/7-Support sind die Reaktionszeiten in der Regel kurz. Konkrete Wartezeiten können jedoch je nach Anfragevolumen und Priorität des jeweiligen Supportfalls variieren.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg in die hotline Hotelsoftware wird potenziellen Neukunden vor allem durch persönliche Begleitung und Schulung erleichtert. Eine kostenlose Testversion wird aktuell nicht angeboten, dafür steht bei der Einführung eine strukturierte Einarbeitung im Vordergrund, damit Mitarbeitende Schritt für Schritt mit der neuen Software vertraut gemacht werden.
Beim Wechsel von einem bestehenden System ist eine teilweise Datenübernahme möglich. Aus Fremdsystemen können beispielsweise grundlegende Gästedaten wie Vor- und Nachname, Anschrift oder Geburtsdaten übernommen werden. Nicht übernommen werden können hingegen Informationen wie die Anzahl vergangener Aufenthalte, bisherige Umsätze, Sonderwünsche oder individuelle Vereinbarungen aus dem Altsystem.

Einen klassischen automatisierten Wechselservice gibt es nicht. Stattdessen wird der Umstieg auf die hotline Hotelsoftware im Rahmen von Mitarbeiterschulungen begleitet. So werden Anwender direkt in der neuen Umgebung eingearbeitet und lernen die wichtigsten Funktionen praxisnah kennen. Das sorgt für einen strukturierten Übergang und hilft dabei, Unsicherheiten beim Softwarewechsel zu reduzieren.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Die hotline Hotelsoftware wird weiterhin aktiv weiterentwickelt. Es gibt regelmäßige Updates, die sich vor allem auf funktionale Verbesserungen, die Optimierung bestehender Prozesse und Usability sowie auf rechtliche und gesetzliche Anpassungen konzentrieren; beispielsweise bei steuerlichen oder datenschutzbezogenen Anforderungen.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die Rückmeldungen unserer Kunden zur hotline Hotelsoftware sind über viele Jahre hinweg sehr konstant positiv. Besonders häufig hören wir, dass unsere Kunden die persönliche Zusammenarbeit, die gute Erreichbarkeit und den direkten deutschsprachigen Support schätzen. Gerade wenn im Hotelalltag schnelle Hilfe benötigt wird, ist es für viele Betriebe ein großer Vorteil, einen verlässlichen Ansprechpartner zu haben.

Darüber hinaus wird die hotline Hotelsoftware vor allem für ihre Stabilität, Verlässlichkeit, flexible Bedienbarkeit und ihr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis geschätzt. Da wir bereits seit 1986 im Markt aktiv sind, haben sich über die Jahre sehr langfristige Kundenbeziehungen entwickelt. Viele Hotels arbeiten seit Jahrzehnten mit unserer Software, teilweise sogar über mehrere Generationen hinweg.

Was unsere Kundenbeziehungen besonders macht, ist die große Nähe zur Branche. Viele Mitarbeitende kommen selbst aus der Hotellerie, Gastronomie oder dem Tourismus und verstehen deshalb sehr genau, wie der Alltag in einem Hotel funktioniert. Dadurch entstehen Lösungen, die nicht am Schreibtisch vorbei entwickelt werden, sondern sich an den realen Abläufen im Betrieb orientieren.

Besonders schön ist, dass aus vielen klassischen Kundenbeziehungen über die Jahre echte Partnerschaften entstanden sind – in manchen Fällen sogar freundschaftliche Kontakte. Genau dafür schätzen wir unsere Kunden sehr: für ihre Treue, ihr ehrliches Feedback, ihre Praxisnähe und das Vertrauen, das sie uns oft über viele Jahre entgegenbringen.
Natürlich äußern Kunden auch Wünsche für die Zukunft. Dazu gehören vor allem noch stärkere Digitalisierung, mehr cloudbasierte Nutzungsmöglichkeiten, zusätzliche Automatisierung im Tagesgeschäft, vereinfachte mobile Nutzung, ortsunabhängiges Arbeiten und moderne, intuitive Benutzeroberflächen. Diese Rückmeldungen nehmen wir sehr ernst und lassen sie kontinuierlich in die Weiterentwicklung einfließen – insbesondere im Zusammenhang mit der zunehmenden Ausrichtung auf die SoftTec Cloud Hotelsoftware.
Kurz gesagt: Unsere Kunden schätzen an der hotline Hotelsoftware vor allem die Kombination aus Verlässlichkeit, persönlichem Support, Branchenverständnis und langfristiger Partnerschaft. Gleichzeitig motivieren uns ihre Wünsche, die Software Schritt für Schritt weiter in Richtung moderner, cloudbasierter Hotelsoftware zu entwickeln.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Die hotline Hotelsoftware ist seit vielen Jahren fest im Markt etabliert. SoftTec ist bereits seit 1986 aktiv und betreut heute über 5.000 Kunden im Bereich Hotelsoftware.
Unsere Marktposition sehen wir vor allem im deutschsprachigen Mittelstand, also bei kleinen und mittleren Hotels, Pensionen und der Individualhotellerie. Dort wird die hotline Hotelsoftware besonders für ihre Verlässlichkeit, ihre Benutzerfreundlichkeit, das gute Preis-Leistungs-Verhältnis und die persönliche Betreuung geschätzt.
Darüber hinaus wurde die hotline Hotelsoftware in der Vergangenheit mehrfach ausgezeichnet, unter anderem im Rahmen von Branchenvergleichen und Awards. Für uns ist aber vor allem entscheidend, dass viele Kunden seit vielen Jahren mit der hotline Hotelsoftware arbeiten und uns langfristig vertrauen.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hotels (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Die hotline Hotelsoftware eignet sich besonders gut für inhabergeführte Hotels, Pensionen und mittelständische Hotelbetriebe im DACH-Raum, die eine verlässliche, praxisnahe und bewährte Softwarelösung für den täglichen Hotelbetrieb suchen. Besonders passend ist sie für kleine bis mittlere Betriebe, etwa mit 15 bis 120 Zimmern, die klare Abläufe, zuverlässige Prozesse und eine gute Verbindung zwischen Reservierung, Front Office, Kasse, Restaurant und Buchhaltung benötigen.

Ihre Stärken spielt die hotline Hotelsoftware vor allem dort aus, wo persönliche Betreuung, deutschsprachiger Support, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und eine langfristig stabile Lösung gefragt sind. Auch Häuser mit Zusatzbereichen wie Gastronomie, Tagung, Wellness oder weiteren buchbaren Leistungen profitieren von der modularen Struktur.
Weniger geeignet ist die hotline Hotelsoftware für sehr international ausgerichtete Hotelgruppen mit komplexen Multi-Country-Anforderungen oder für Betriebe, die eine rein globale, vollständig appbasierte SaaS-Plattform suchen.

Kurz gesagt: Die hotline Hotelsoftware ist ideal für Hotels, die eine zuverlässige, flexible und praxiserprobte Lösung suchen, die den Hotelalltag spürbar erleichtert.