ibelsa als Software für euer Hotel? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit ibelsa

Wir haben die ibelsa GmbH über ihre Hotelsoftware ausgefragt.

Die Antworten der ibelsa GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hotel Software in 3 Sätzen.

ibelsa ist eine innovative, cloudbasierte Hotelsoftware, die Hotels und Gastgewerbe mit einer modularen Softwarelösung unterstützt. Wir legen Wert auf transparente Kommunikation, reale Zeitpläne und eine pragmatische Lernkultur, um Vertrauen und Stabilität bei unseren Kunden aufzubauen. Unser Ziel ist es, unseren Nutzern smarte, reibungslose Prozesse zu ermöglichen, sehr gute Schnittstellen zu unseren Fokuspartnern bereitzustellen und von Beratung über Onboarding bis hin zum Support durchgehende Spitzenqualität zu liefern um eine langfristige und zufriedene Partnerschaften zu haben.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

ibelsa ist eine cloudbasierte, stabile und benutzerfreundliche Hotelsoftware. Die Daten unserer Kunden werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und unterliegen höchsten Datenschutzstandards. Eine perfekte Kompaktsicht im System mit minimalen Klickwegen und übersichtlichen Icons erleichtert die tägliche Arbeit im Hotel erheblich. Außerdem steht unser Supportteam für höchste Qualität und schnelle Reaktionszeiten. So können wir auch für unsere Kunden einen produktiven und effizienten Tagesablauf gewährleisten.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen
   Anwendern fehlen?

Wir bieten aktuell kein Multi-Property-Management an. Zudem ist für manche Hoteliers unser Berichtswesen nicht umfangreich genug. Beide Funktionen können jedoch über verschiedene Partnerlösungen abgedeckt werden.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es
   beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

ibelsa ist zu 100% cloudbasiert nutzt sichere Serverstandorte in Deutschland.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Es gibt eine mobile Version mit eingeschränkten Funktionen, die auch das Arbeiten von unterwegs erleichtert.

Im Kern wird die mobile Seite für folgende Bereiche genutzt:

Rezeption:

• • • ausfüllen des digitalen Melde-/Registrierungsformular
    • Check in
    • Erstellung von Reservierungen
    • Übersicht der An- und Abreisen sowie der Bleiber mit allen relevanten Informationen

Housekeeping:

• • • Übersicht der zu reinigenden Zimmer sowie Zusatzinformationen (z. B. Zustellbett, Kinder, Haustiere, Aufbettung, Allergien etc.)
    • Änderung des Zimmerstatus (sauber/schmutzig)
    • Erstellung von Aufgaben
    • Aufbuchung von beispielsweise Minibar-Produkten auf die Rechnung
    • Katalogisierung von vergessenen Gegenständen

und F&B:

• • • Übersicht der gebuchten Leistungen wie Frühstück, Mittag und Abendessen inkl. Bankett
    • Aufbuchung von Produkten (Frühstück, Sekt, Speisen, Besonderheiten…)
    • Notizen zu Geburtstagen, Allergien und Weiteres werden angezeigt
    • Erstellung von Aufgaben für das Team oder den Hausmeister

Die Rechnungserstellung ist hier nicht möglich, es können jedoch Leistungen auf die Rechnungen jederzeit abgebucht werden – von der Rezeption, dem Housekeeping und /oder dem Gastro/Servicepersonal.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, dadurch erhält der Hotelier die maximale Flexibilität für ein ortsunabhängige Arbeiten. Hier gibt es keine Besonderheiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Der Zugriff auf ibelsa ist von jedem internetfähigen PC und Smartphone aus möglich.

Empfohlene Systemvoraussetzungen

• • • Prozessor (CPU): 4 Kerne und 2,5 GHz Taktfrequenz, Intel i5/i7/i9 ab der 10. Generation oder AMD Ryzen 5/7/9 ab der 3000er Generation
    • Arbeitsspeicher: 16 GB RAM
    • Datenspeicher: Die Speichergröße selbst fällt für die ibelsa-Anwendung kaum ins Gewicht. Wir empfehlen jedoch die Verwendung einer SSD- statt einer herkömmlichen Festplatte
    • Die Angaben beziehen sich auf Desktop-PCs. Bei mobilen oder ultrakompakten Geräten muss dies im Einzelfall geprüft werden
    • Empfohlene Browser: Chrome, Edge

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, es gibt keinen Offl ine-Modus. Wir empfehlen daher allen Nutzern abends die Cockpitliste zu generieren. Diese enthält alle wichtigen Infos zu Anreisen, Abreisen, Bleibern und vieles mehr und dient somit auch gleichzeitig als Notfallliste.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Regelmäßige Updates werden von uns automatisch und kostenfrei bereitgestellt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Es gibt keine Backup-Funktion, die vom Hotel durchgeführt werden kann. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit seitens unserer IT. Um bei kurzfristigen Ausfällen arbeitsfähig zu bleiben, sollte jeden Abend die Cockpitliste mit allen Infos für den nächsten Tag generiert werden. Dank unserer offenen API können sich unsere Kunden auch eigene Lösungen erstellen – beispielsweise das automatisierte Übertragen der Daten (Anreisedaten etc.) in Google oder Microsoft.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Gerne stellen wir Ihnen alle relevanten Unterlagen zur Verfügung. Diese fi nden Sie im Anhang. ich kann gerne usere Unterlagen zum Datenschutz bestehend aus den Informationen zum Datenschutz für Kunden, den TOM´s (techn. organisatorischen Maßnahmen der ibelsa) sowie unserer ADV dranhängen und auch einen Hinweis, dass wir eine Cyberversicherung haben.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir bieten über 200 Anbindungen an Drittsysteme, z. B.

• • • Channelmanager
    • Gastrokassen
    • Revenue-Manager
    • Schließsysteme
    • Kioskanbieter
    • Bewertungssysteme
    • Angebotsmodule
    • Meldewesen
    • Schankanlagen
    • Arbeitszeiterfassung
    • und eine eigene offene API

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hotel-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Buchungsverwaltung & Belegungsplanung?
    • Online-Buchung über Hotel-Website?
      • • Ja
    • Anbindung an externe Buchungsportale (Booking.com, HRS, Expedia etc.)? Wenn ja,
      an welche?
      • • Booking.com und Airbnb iCAL
    • Preismanagement / Revenue Management?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner
    • Channel Management?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner
    • Integration von Gruppenbuchungen?
      • • Ja
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchungsverwaltung anmerken?
      • • Die übersichtliche Struktur und die einfache, intuitive Bedienung sind ein großer Zugewinn für den täglichen Betrieb. So finden sich auch neue Mitarbeiter schnell zurecht.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Gästeservice?
    • Verwaltung von Check-in/Check-out-Prozessen (mobil, digitaler Schlüssel)?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner
    • Gibt es Self-Service Portale/Apps für Gäste (z. B. für digitale Buchungen, Rechnungen, Zimmerauswahl, etc.)?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Gästeservice anmerken?
      • • Durch das einfache Hinterlegen von persönlichen Wünschen, Geburtstagen. Aufgaben wie Weckrufe etc. ist ibelsa besonders auf den Gästeservice ausgerichtet. Diese Informationen werden in den jeweiligen Arbeitsbereichen/Berichten angezeigt, sodass der Hotelier ein rundum zufriedenstellendes Gästeerlebnis gewährleisten kann. Zudem können die Gäste einen Pre-Check-in über unsere E-Restistrierung vornehmen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Reinigung & Housekeeping?
    • Wie erfolgt die Aktualisierung des Zimmerstatus (in Echtzeit?)?
    • Wie werden Informationen an das Housekeeping-Team übermittelt (Durch welche Anwendungen oder Endgeräte?)?
    • Können individuelle Reinigungsanforderungen abgebildet werden?
    • Weiteres zum Thema Reinigung & Housekeeping?

Alle oben genannten Punkte laufen über unsere mobile Seite. Die Daten werden in Echtzeit abgebildet und stehen auch als Download zur Verfügung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software Hotels mit mehreren Standorten (z. B. Hotelketten,Franchise-Betriebe)?
    • Können Daten zentral verwaltet und ausgewertet werden?
    • Lassen sich Standorte vergleichen oder getrennt steuern?
    • Gibt es Rechte- und Rollenverteilungen für unterschiedliche Häuser?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Multi-Property-Management anmerken?

Wir bieten aktuell keine Multi-Property-Funktion an.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software internationale Hotels?
    • Unterstützt die Software mehrere Sprachen für Personal und Gäste?
      • • Die mobile Seite unterstützt mehrere Sprachen. Für die Desktop-Version wird eine Sprache eingestellt. Je nach genutztem Browser kann aber jegliche Übersetzung autom. durchgeführt werden.
    • Werden unterschiedliche Währungen, Steuersätze und Rechnungsformate abgebildet?
      • • Es wird eine Währung hinterlegt.
    • Können rechtliche Besonderheiten verschiedener Länder berücksichtigt werden?
      • • Mehrere Steuersätze sind abbildbar.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Internationalität anmerken?
      • • Es können individuelle Rechnungsvorlagen erstellt werden, allerdings steht hier nur ein Rechnungsnummernkreislauf zur Verfügung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung?
    • E-Rechnung bereits integriert?
      • • Die eRechnung im Zugferd Format ist vorhanden.
    • Unterstützung verschiedener Zahlungsarten (Kreditkarte, Online-Zahlungen, Barzahlung)?
      • • Es können beliebig viele Zahlungsarten hinterlegt werden durch unseren integrierten Zahlungsanbieter ibelsaPay über Fanz.
    • Eigenes Kassensystem / Integration mit externen Kassensystemen?
      • • ibelsa hat einen eigenen Zahlungsdienstleister ibelsaPay über Fanz. Hier ist derzeit die Integration zu anderen Zahlungsdienstleistern aktuell nicht möglich.
    • Automatisches Mahnwesen? (Verknüpfung mit Bankkonto?)
      • • Nein, diese Funktion ist derzeit noch nicht verfügbar.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung anmerken?
      • • Neben dem Erstellen von Gesamtrechnungen (inkl. einfaches Splitting und Anpassen von Rechnungsinhalten) können auch Anzahlungsrechnungen generiert werden. Mit unserem Finanzenmodul können alle Rechnungen für die Finanzbuchhaltung automatisch vorbereitet werden. Dies umfasst sowohl Erlöse als auch Zahlungen. Der Buchungstapel kann dann als CSV-Datei direkt in die Buchhaltung eingelesen werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Marketing?
    • Automatisierte E-Mail-Kampagnen?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner.
    • Personalisierte Kommunikation (z. B. basierend auf Gastprofilen)?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner.
    • Newsletter- und Gutscheinverwaltung?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner.
    • Loyalty-Programme?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner.
    • Bewertungsmanagement (Tripadvisor, Google, HolidayCheck)?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Marketing anmerken?
      • • Es gibt die Möglichkeit, in den Kontakten (Person/Firma) auch Stichworte zu hinterlegen. Diese Stichworte dienen der Kategorisierung in Gruppen, wie z. B. Ferienzeit, Wochenendgast, Fahrradfahrer, Wanderer etc. und können nach diesen Begriffen gefi ltert werden. Dies erleichtert die allg. Suche und die Kontaktdaten können für ein eigenes Mailing exportiert werden.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Können Umsatz- und Auslastungsberichte erstellt werden?
      • • Entsprechende Berichte können erstellt werden. Die Auslastungskennzahlen stehen derzeit nur rückblickend zur Verfügung. Mit dem Managerbericht, der voraussichtlich Ende Q1 2026 abgeschlossen wird, ist auch eine Auswertung der zukünftigen Auslastung möglich.
    • Forecasting?
      • • Forecast-Auswertungen sind aktuell nur über den Umsatzbericht möglich. Der Managerbericht wird, wie oben genannt, wird dann auch diese Kennzahlen mit abbilden.
    • Individuelle Reports für unterschiedliche Abteilungen möglich?
      • • Es sind keine getrennten Umsatzberichte je Abteilung möglich.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Reporting anmerken?
      • • Mit dem geplanten Managerbericht werden individuelle Auswertungen möglich sein, allerdings wird dieser Bericht kein BI-Tool ersetzen können.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hotel-spezifischen Funktionen?
    • Event- & Tagungsmanagement (Raumplanung, Catering, Abrechnung, etc.)?
      • • Ja, mit unserem Bankett-Tool, belsaBankett unterstützt tatkräftig bei der Planung und Ausführung aller Events. Function Sheets, genaue Zeitabläufe mit hinterlegten Speisen und Getränken und Ablaufpläne erleichtern die Organisation jeder Veranstaltung.
    • Verwaltung von Zusatzleistungen (z. B. Spa/Wellness, Parkplätze…)?
      • • Ja
    • Integration von Restaurant/Bar oder Schnittstellen hierfür?
      • • Wir verfügen über eine getrennte CashAPI-Schnittstelle für die Anbindung von POS Kassen.
    • Anbindung an Reiseveranstalter?
      • • Nur über Channelmanager möglich.
    • Smart-Hotel-Integration (z.B. Türöffnung per Smartphone)?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner.
    • Weitere Hotel-spezifische Funktionen?
      • • Der tägliche Betrieb wird durch zahlreiche praktische Funktionen erleichtert – darunter eine zentrale Tagesansicht im Cockpit, Aufgaben und Notizen für Reservierungen und Kontakte, ein übersichtlicher Fundsachen-Bereich sowie eine komfortable Debitorenverwaltung im Cashmaster.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstpläne)?
      • • Ja, via Schnittstellen-Partner.
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Schnittstellen zum Steuerberater)?
      • • Die vorbereitende Buchhaltung läuft in ibelsa automatisch und kann via CSV-Datei in die Finanzbuchhaltung importiert werden. Eine direkte Anbindung ist in Planung.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Preise werden je nach Anzahl der Einheiten und der ausgewählten Module berechnet. Der Nutzer entscheidet, ob er monatlich, halbjährlich, jährlich oder zweijährlich zahlen möchte. Diese Mindestvertragslaufzeiten verlängern sich automatisch um die gleiche Dauer, es sei denn, sie werden vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit mit einer Frist von einem Monat gekündigt.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
      • • Wir haben einen deutschsprechenden Support und sind per Telefon oder E-Mail zu erreichen.
    • Inhouse oder externer Support?
      • • Unser Support ist ausschließlich inhouse.
    • Wartezeiten?
      • • Je nach Auslastung können die Wartezeiten variieren. Die meisten Anliegen werden innerhalb weniger Stunden und am selben Tag geklärt. Komplexe Themen können auch etwas länger dauern, der Kunde bekommt Zwischenfeedback.
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?
      • • Auf unserer Webseite stellen wir einen umfangreichen FAQ-Bereich zur Verfügung. Mit Hilfe von Texten und Videos, aber auch mit regelmäßigen, kostenfreien Webinaren informieren wir gerne über allgemeine Themen sowie auch Aktuelles und Neuigkeiten.

Wir legen, genau wie unsere Kunden die Wichtigkeit auf ein gutes Support-Erlebnis, heisst: … denn erst wenn Unterstützung schnell, freundlich und kompetent ist, entsteht Vertrauen und eine langfristige Zufriedenheit.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Es gibt eine 4-wöchige Testversion mit allen Basis-Komponenten. Jeder Interessent bekommt jedoch auf Nachfrage einen Zugang zu einer Vollversion und kann sich so umfassend über ibelsa informieren.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Der Import der CRM-Daten aus anderen PMS Systemen ist möglich.
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Wir bieten allen Neukunden ein umfassendes, strukturiertes und individuell auf ihre Anforderungen zugeschnittenes Onboarding an. Dabei begleiten wir sie Schritt für Schritt bei der Einführung unserer Lösung und stellen sicher, dass alle Funktionen optimal genutzt werden können.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Durch regelmäßige Funktionsupdates berücksichtigen wir gezielt Kundenwünsche sowie aktuelle Entwicklungen und Anforderungen des Marktes.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Ein ausführliches Feedback unserer Kunden ist auf unserer Webseite unter Referenzen zugänglich. Zusammengefasst schätzen unsere Kunden insbesondere unseren engagierten Support, den stabilen und ausfallsicheren Betrieb, faire und transparente Preisstrukturen, die Automatisierung sowie eine intuitive Benutzeroberfl äche mit einfacher Bedienung und einer vertrauensvollen Partnerschaft auf Augenhöhe.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Die Nutzerzahlen bewegen sich im guten 4-stelligen Bereich und zeigen eine kontinuierliche und gesunde Nutzung unserer Lösung.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hotels (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders geschätzt wird unsere Lösung von inhabergeführten Häusern mit einer Größe von 25 bis 100 Zimmern. Gleichzeitig blicken wir auf eine lange Zusammenarbeit mit zahlreichen kleinen und mittelgroßen Betrieben zurück, die uns aufgrund unseres fairen und modularen Preis-Leistungs-Verhältnisses weiterhin vertrauen.