ASA HOTEL als Software für euer Hotel? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit ASA HOTEL

Wir haben die ASA des Spitaler Gerhard & Co. KG über ihre Hotelsoftware ASA HOTEL ausgefragt.

Die Antworten der ASA des Spitaler Gerhard & Co. KG sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Hotel Software in 3 Sätzen.

Unsere Hotelsoftware ASA HOTEL ist eine modulare und webbasierte Komplettlösung, die alle Bereiche eines Beherbergungsbetriebes abdeckt, von Reservierung über Rezeption bis zu Spa, Veranstaltungen und Backoffice.
Sie kann sowohl als Cloud-Lösung als auch lokal („In‑House“) betrieben werden. Sie richtet sich an Betriebe jeder Größe, vom kleinen Gästehaus bis zum Multi Property Betrieb und lässt sich flexibel durch Module und zahlreiche Schnittstellen an die spezifischen Anforderungen anpassen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Unsere Software besteht aus flexiblen Modulen und passt sich genau an die Bedürfnisse jedes Hotels an. Sie läuft entweder in der Cloud oder direkt im Hotel und funktioniert auf allen Geräten wie PC, Tablet oder Smartphone. Dank der vielen Schnittstellen und dem integrierten Zahlungssystem ASA Pay läuft der Alltag reibungslos. Für Hotels mit mehreren Standorten ist das System besonders praktisch. Über 2500 Betriebe nutzen ASA HOTEL schon, vor allem wegen der Stabilität, dem einfachen Handling und dem guten Support.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen
   Anwendern fehlen?

ASA HOTEL ist im Moment hauptsächlich für deutschsprachige Märkte konzipiert, daher könnten Funktionen für internationale Hotels oder mehrsprachige Anforderungen eingeschränkt sein.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es
   beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Wir bieten ASA HOTEL sowohl als webbasierte Cloud-Lösung als auch als lokale Installationssoftware an. Die Cloud-Version   ermöglicht den flexiblen Zugriff von überall und mit jedem Gerät, ohne eigene Server. Für Kunden, die mehr Kontrolle über ihre Daten wünschen oder spezielle Datenschutzanforderungen haben, bieten wir die lokale Installation direkt auf den Hotelservern an.
Beide Varianten sind in ihrer Funktionalität identisch, der Unterschied liegt vor allem in der Infrastruktur und der Verwaltung.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Die Software ist mobil nutzbar über Smartphone und Tablet. Viele Funktionen wie Reservierungen, Gästekommunikation und Auswertungen sind mobil verfügbar. Eine gesonderte App gibt es nicht, die Nutzung erfolgt über den Browser.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer können gleichzeitig mit verschiedenen Geräten arbeiten. Es muss dabei nichts beachtet werden, da alles in Echtzeit läuft und automatisch synchronisiert wird. Wenn zwei Personen denselben Eintrag zur gleichen Zeit bearbeiten wollen, wird das vom System erkannt und verhindert, damit nichts verloren geht oder überschrieben wird.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Software läuft auf aktuellen Betriebssystemen wie Windows, MacOS und Linux.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, bei On-Premise Installationen sind alle Funktionen auch offline verfügbar.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden regelmäßig (ca. 10 pro Jahr) bereitgestellt und automatisch eingespielt. Sie umfassen Fehlerbehebungen, Sicherheitsupdates und neue Funktionen, ohne dass ein manueller Eingriff notwendig ist.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups werden bei lokalen Installationen und in der Cloud automatisch gemacht.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit und Datenschutz werden durch moderne Verschlüsselungstechnologien, regelmäßige Sicherheitsupdates und eine ISO-zertifizierte Infrastruktur gewährleistet. Die Software entspricht den Anforderungen der DSGVO.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es gibt zahlreiche Schnittstellen zu Buchungsportalen, Zahlungsdienstleistern, Kassensystemen und anderen Hotel-Tools.  Diese Integration ermöglicht automatisierte Abläufe und minimiert den manuellen Aufwand.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Hotel-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Buchungsverwaltung & Belegungsplanung?
    • Online-Buchung über Hotel-Website?
      • • Via Channelmanager
    • Anbindung an externe Buchungsportale (Booking.com, HRS, Expedia etc.)? Wenn ja,
      an welche?
      • • Via Channelmanager
    • Preismanagement / Revenue Management?
      • • Einfaches Revenue Management integriert, ansonsten Schnittstellen zu RM-Systemen
    • Channel Management?
      • • Siehe Schnittstellen auf unserer Website
    • Integration von Gruppenbuchungen?
      • • Ja
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Buchungsverwaltung anmerken?
      • • Die Buchungsverwaltung ist speziell auf die Bedürfnisse von Ferienhotels zugeschnitten, mit einer klaren Zimmerübersicht und intelligenten Logiken zur optimalen Zimmerbuchung. Dank automatisierter Assistenten wird der Buchungsprozess effizienter gestaltet und mögliche Fehler werden frühzeitig vermieden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Gästeservice?
    • Verwaltung von Check-in/Check-out-Prozessen (mobil, digitaler Schlüssel)?
    • Gibt es Self-Service Portale/Apps für Gäste (z. B. für digitale Buchungen, Rechnungen, Zimmerauswahl, etc.)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Gästeservice anmerken?

Check-in und Check-out-Prozesse laufen dank Assistenten und verschiedenen Schnittstellen (z.B. zu Schließsystemen) schnell und unkompliziert ab. Self-Service ist über Schnittstellen möglich, bspw. Straiv.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Reinigung & Housekeeping?
    • Wie erfolgt die Aktualisierung des Zimmerstatus (in Echtzeit?)?
    • Wie werden Informationen an das Housekeeping-Team übermittelt (Durch welche Anwendungen oder Endgeräte?)?
    • Können individuelle Reinigungsanforderungen abgebildet werden?
    • Weiteres zum Thema Reinigung & Housekeeping?

Die Zimmerstatus-Aktualisierung erfolgt in Echtzeit. Housekeeping erhält Informationen über mobile Endgeräte oder die Rezeption. Individuelle Reinigungsanforderungen können abgebildet werden. Weiters ist auch eine Housekeeping-Planung möglich, um die benötigte Arbeitszeit auf die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter aufzuteilen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software Hotels mit mehreren Standorten (z. B. Hotelketten,Franchise-Betriebe)?
    • Können Daten zentral verwaltet und ausgewertet werden?
    • Lassen sich Standorte vergleichen oder getrennt steuern?
    • Gibt es Rechte- und Rollenverteilungen für unterschiedliche Häuser?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Multi-Property-Management anmerken?

Für Hotels mit mehreren Standorten ermöglicht die Software zentrale Verwaltung und Auswertung der Daten. Standorte können getrennt gesteuert oder verglichen werden. Rechte- und Rollenverteilungen sind flexibel einstellbar.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software internationale Hotels?
    • Unterstützt die Software mehrere Sprachen für Personal und Gäste?
    • Werden unterschiedliche Währungen, Steuersätze und Rechnungsformate abgebildet?
    • Können rechtliche Besonderheiten verschiedener Länder berücksichtigt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Internationalität anmerken?

Die Software unterstützt drei Benutzer-Sprachen (deutsch, englisch, italienisch) für Personal und Gäste, verschiedene Währungen, Steuersätze und Rechnungsformate. Rechtliche Besonderheiten unterschiedlicher Länder werden berücksichtigt.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung?

• E-Rechnung bereits integriert?
• Unterstützung verschiedener Zahlungsarten (Kreditkarte, Online-Zahlungen, Barzahlung)?
• Eigenes Kassensystem / Integration mit externen Kassensystemen?
• Automatisches Mahnwesen? (Verknüpfung mit Bankkonto?)
• Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung anmerken?

E-Rechnung ist integriert. Verschiedene Zahlungsarten wie Kreditkarte, OnlineZahlungen und Barzahlung werden unterstützt. Es gibt eine integriertes Kassensystem mit limitierten Funktionen sowie viele Schnittstellen zu den bekanntesten Kassensystemen.
Kein automatisches Mahnwesen. Die Zahlungsabwicklung, Vorautorisierung und Tokenisierung der Kreditkartendaten ist mittels ASA Pay einfach und schnell

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Marketing?
    • Automatisierte E-Mail-Kampagnen?
    • Personalisierte Kommunikation (z. B. basierend auf Gastprofilen)?
    • Newsletter- und Gutscheinverwaltung?
    • Loyalty-Programme?
    • Bewertungsmanagement (Tripadvisor, Google, HolidayCheck)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Marketing anmerken?

Automatisierte E-Mail-Kampagnen werden noch in diesem Jahr möglich sein. Personalisierte Kommunikation basierend auf Gastprofilen, Gutscheinverwaltung ist möglich.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Reporting?
    • Können Umsatz- und Auslastungsberichte erstellt werden?
    • Forecasting?
    • Individuelle Reports für unterschiedliche Abteilungen möglich?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Reporting anmerken?

Umsatz- und Auslastungsberichte können erstellt werden. Forecasting und individuelle Reports für verschiedene Abteilungen sind möglich und unterstützen die Entscheidungsfindung.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Hotel-spezifischen Funktionen?
    • Event- & Tagungsmanagement (Raumplanung, Catering, Abrechnung, etc.)?
    • Verwaltung von Zusatzleistungen (z. B. Spa/Wellness, Parkplätze…)?
    • Integration von Restaurant/Bar oder Schnittstellen hierfür?
    • Anbindung an Reiseveranstalter?
    • Smart-Hotel-Integration (z.B. Türöffnung per Smartphone)?
    • Weitere Hotel-spezifische Funktionen?

Event- und Tagungsmanagement mit Raumplanung, Catering und Abrechnung ist integriert. Zusatzleistungen wie Spa und Parkplätze können verwaltet werden. Restaurant- und Bar-Schnittstellen sind vorhanden. Türöffnung per Smartphone via Schnittstelle zu Drittsystemen.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstpläne)?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Schnittstellen zum Steuerberater)?

Kein Mitarbeiter-Management. Es können jedoch Verfügbarkeiten bei den Mitarbeitern hinterlegt werden. DATEV Schnittstelle vorhanden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Preise sind modular aufgebaut und richten sich nach den genutzten Funktionen. Kosten fallen monatlich oder jährlich an, Mehrkosten für zusätzliche Nutzer sind möglich. Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen sind flexibel.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support erfolgt über den Vertriebspartner per Telefon, E-Mail und Fernwartung. Ein umfassendes Help Center mit Bilder und Videos ermöglicht Selbsthilfe.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Datenimport aus anderen Systemen wird unterstützt.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Die Software wird regelmäßig weiterentwickelt. Kundenfeedback fließt aktiv in die Produktentwicklung ein, um die Lösung stetig zu verbessern.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden loben die Stabilität, Flexibilität und den umfangreichen Support. Erfolgsgeschichten zeigen gesteigerte Effizienz und zufriedene Gäste. Wünsche betreffen oft noch mehr Automatisierung und Schnittstellen.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

ASA HOTEL wird von über 2500 Betrieben genutzt und zählt zu den etablierten Anbietern im deutschsprachigen Raum.

29. Schlussplädoyer: Für welche Hotels (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Die Software eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Hotels, Pensionen und Hotelketten mit mehreren Standorten. Für sehr kleine Betriebe ohne ITKenntnisse kann die Komplexität herausfordernd sein.