Das Wichtigste in Kürze:

• Funktionsumfang: Eine Hotelsoftware unterstützt euch primär bei der Verwaltung von Buchungen und Hotelservices und macht sie gleichzeitig für Gäste leicht zugänglich. Darüber hinaus synchronisiert sie portalübergreifend eure Buchungen und unterstützt euch bei der Umsatzsteigerung, zum Beispiel durch eine intelligente Preisgestaltung.
• Vorteile: Mit einer Hotelsoftware entlastet ihr euer Personal und sichert euch gegen Fachkräftemanagel ab. Außerdem bringt die Automatisierung gleichzeitig mehr Komfort für eure Gäste, die im Gegenzug bereit sind, höhere Preise zu zahlen.
• Anbieter: Derzeit gibt es 25 hochwertige Hotelsoftware-Lösungen auf dem Markt. Sie unterscheiden sich größtenteils und ihrer Gebührenstruktur und eignen sich jeweils für verschiedene Hotelarten und -Größen.
• Auswahlkriterien: Die richtige Hotelsoftware muss leicht zu bedienen sein und alle Tools enthalten, die ihr zur Verwaltung eures Hotels braucht – von Check-in und Check-out über Housekeeping-Management bis hin zu Buchhaltung und Gästekommunikation. Nutzt in jedem Fall die Demoversion, um die Software unverbindlich zu testen.

Was ist eine Hotelsoftware und welche Funktionen hat sie?

Eine Hotelsoftware ist ein Programm, das die administrativen Abläufe in einem Hotel digital abbildet und optimiert. Dafür bietet sie folgende Funktionen:

• Buchungsverwaltung & Belegungspläne
• Channel Manager & Schnittstellen für Buchungsportale
• Gästeservice & Housekeeping-Verwaltung
• Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung
• Marketing-Tools
• Gästekommunikation
• Reporting & Business Intelligence

Mit diesen Tools erledigt ihr die komplette Verwaltung eures Hotels auf einer einzigen digitalen Plattform. Viele Lösungen gehen über die Grundfunktionen hinaus und bieten zusätzliche Features wie Buchhaltung, Website-Baukästen oder Ausweisscanner. Das lohnt sich vor allem für mittlere und größere Hotels.

Welche Vorteile bring eine All-In-One-Hotelsoftware?

Die richtige Software bringt euer Hotel auf den neuesten Stand der Technik. Welche Vorteile das für euch hat, merkt ihr schnell an folgenden Verbesserungen in eurem Betrieb:

• Mehr Buchungen
• Mehr Umsatz
• Mehr Online-Reichweite
• Makelloses Gästeerlebnis
• Mehr positive Bewertungen
• Kosten- & Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben
• Datenbasierte Entscheidungen

Durch die Anbindung an einschlägige Buchungsportale seid ihr genau dort sichtbar, wo eure Gäste ihren nächsten Hotelaufenthalt buchen und macht mit digitalen Marketing-Tools gezielt auf euch aufmerksam.

Weder euer Team noch eure Gäste müssen für Buchungen noch ein Telefon in die Hand nehmen: Alles ist in wenigen Mausklicks erledigt – ob Direktbuchung oder über externe Portale. Informationen und Sonderwünsche eurer Gäste hinterlegt ihr einfach in der Datenbank der Software.

Zusammen mit integrierten Kommunikations- und Servicefunktionen habt ihr nun die Grundlage, um euren Gästen einen rundum perfekten und unvergesslichen Aufenthalt zu bereiten. Positive Bewertungen und höhere Umsätze sind dann nur noch eine Frage der Zeit.

Alle Anbieter für Hotel Software im Test

Die Auswahl an Software-Lösungen in der Hotelbranche ist riesengroß. Es gibt insgesamt 25 hochwertige Anbieter mit unterschiedlichen Ansätzen, die wir nun genauer unter die Lupe nehmen.

HS3

• Hersteller: HS3 Hotelsoftware GmbH
• Hauptmerkmale: Umfassende Gästeverwaltung, Finanzmodul mit Mahnwesen, Gruppen- & Gutscheinverwaltung, Marketing- & Korrespondenzmanager
• Schnittstellen: über 130 Anbindungen, u.a.Channel Manager, Gästemappen, Kreditkartenterminals, Telefonanlagen, Wellness-Softwaresystem
• Mobile App: Nein
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

HS3 überzeugt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einer Fülle an Features für die Hotellerie – von der Reservierung über die Gästeverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung. Durch ihren modularen Aufbau lässt sie sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse jedes Hotels anpassen.

Nicht nur die Funktionen sind bei HS3 vielfältig, sondern auch die Schnittstellen: Dazu zählen Anbindungen an Channel Manager, digitale Gästemappen, Kreditkartenterminals, Telefonanlagen und Wellness-Softwaresysteme. Diese Vielfalt ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Systeme und optimiert betriebliche Abläufe.

Ein möglicher Nachteil ist das Fehlen einer Cloud-Lösung. Die Software erfordert eine Desktop-Installation auf einem Windows-PC. Wer HS3 auf dem Mac nutzen will, braucht dafür eine Virtual Machine.

hotline

• Hersteller: SoftTec GmbH
• Hauptmerkmale: Reservierungssystem, Rechnungswesen, Housekeeping, Gutscheinverwaltung, FiBu, Eventmanager, Marketingtools, Wellnessmanagement
• Schnittstellen: Channel Manager, Telefonanlagen, Restaurantkassen, Pay-TV-Systeme, Raumklimasteuerung
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Beides möglich
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Die hotline Hotelsoftware ist eine umfassende Lösung für Hotels jeder Größe. Sie deckt alle zentralen Bereiche des Hotelmanagements ab: Reservierungen, Check-in und Check-out, Rechnungsstellung und Gästemanagement. Zusätzlich lässt sich die Software mit zahlreichen Zusatzmodulen erweitern, etwa für Channel-Management, Gutscheinverwaltung oder Housekeeping.

Im Betrieb ist hotline flexibel, denn sie läuft sowohl als lokale Installation als auch in der Cloud. Darüber hinaus gibt es eine eigene App für Gäste, um den gesamten Aufenthalt bequem zu organisieren. Besucher verwalten so beispielsweise ihre Buchungen, ergänzen Zusatzleistungen wie Wellness oder Mahlzeiten und wickeln den Check-in und Check-out kontaktlos ab.

Einige Nutzer merken an, dass die Bedienung stellenweise kompliziert ist. Ein akzeptabler Kompromiss, wenn man dies ins Verhältnis zum gebotenen Funktionsumfang stellt.

Casona HotelManager

• Hersteller: REVORM GbR
• Hauptmerkmale: Check-In/Check-Out, Channel-Manager, Yield Management, Direktbuchungen, Housekeeping, Online-Zahlungen, Raten-Management
• Schnittstellen: Buchungsportale, Website-Anbindung
• Cloud: Ja
• Mobile App: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 68 € (abhängig von Anzahl der Zimmer)

Der Casona HotelManager ist eine cloudbasierte Hotel Buchungssoftware für kleine bis mittelgroße Hotels. Das Basismodul bietet Grundfunktionen wie eine Gästekartei, Live-Statistiken und Tools für die Zimmerplanung.

Die umfangreichen Features für die Gästeverwaltung machen es Hotelbetreibern leicht, ein optimales Gästeerlebnis zu schaffen. Ein Highlight ist das intelligente Preismanagement, mit dem sich die RevPAR (Revenue per Available Room) leicht maximieren lässt. Daneben lassen sich eine Booking Engine und ein Channel Manager separat hinzubuchen.

Fidelio Suite 8

• Hersteller: ORACLE Deutschland B.V. & Co. KG
• Hauptmerkmale: vollumfängliches Guest Journey-Management, CRM, Eventplanung, Kassenlösungen, Housekeeping, Spa- & Wellnessmanagement
• Schnittstellen: u.a. Buchhaltung, Onlinebuchung, Zahlungssysteme, Schließanlagen, Yield Management, Telefonanlagen
• Mobile App: Ja
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Die Oracle Hospitality Suite8 deckt die gesamte Gäste-Journey im Detail ab – von der Buchung über das Aufenthaltsmanagement bis hin zum Check-Out und Post-Stay-Kommunikation. Zudem unterstützt die Software die Verwaltung von Veranstaltungen, Tischreservierungen und Spa-Dienstleistungen.

Dank verschiedenster Schnittstellen verbindet sich die Software nahtlos mit Drittsystemen, darunter für das Channel Management, Finanzbuchhaltung und Online-Zahlungen. Auch eine hohe Anpassungsfähigkeit ist gegeben: Mit 12 optionalen Erweiterungsmodulen lässt sich Oracle Hospitality Suite8 gut auf individuelle Anforderungen zuschneiden und skalieren.

Ein Problem ergibt sich allerdings für Mac-User, denn die Software ist für Windows konzipiert. Apple-Nutzer müssen daher entweder eine Virtual Machine nutzen oder auf Windows umsteigen.

Protel Air

• Hersteller: protel Hotelsoftware GmbH
• Hauptmerkmale: PMS, Integration von Zahlungsdiensten, Buchungsmaschine, Multi-Währungszahlungen. Gästeerkennung & -personalisierung
• Schnittstellen: Über 1200, u.a. POS, PMS, Drittanbieter-Anwendungen
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Die Protel Air deckt alle zentralen Aufgaben im Hotelmanagement ab, wobei der Fokus auf der Gästeverwaltung und umfangreichen Zahlungslösungen liegt. Unter anderem gibt es integrierte Tools für Gästeerkennung und Datenanalyse für gezielte Personalisierungen.

Darüber hinaus bietet Planet eine der umfassendsten Zahlungslösungen in unserem Vergleich – neben Standard-Methoden wie Kreditkarte und PayPal lassen sich auch ausländische Zahlungsdienstleister wie Wechat oder Alipay integrieren, um die Gewohnheiten ausländischer Touristen perfekt abzudecken.

Der breite Funktionsumfang geht aber mit einer etwas höheren Einarbeitungszeit einher – insbesondere kleinere Hotels könnten anfangs von der Vielzahl der Optionen und Integrationen überwältigt sein.

Citadel Desk

• Hersteller: Citadel Hotelsoftware GmbH
• Hauptmerkmale: Reservierungen, PMS, Restaurant- & Spaverwaltung, Guest Journey, digitales Housekeeping, Budget- & Preismanagement
• Schnittstellen: Channelmanager, Zahlungssysteme, Finanzbuchhaltung, Türschließsysteme
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Citadel ist ein vielseitiges Hotel Management System. Es setzt sich aus einer Vielzahl an Modulen zusammen, darunter Reservierungen, Online Check-In/Out und digitales Housekeeping – sämtliche Tools sind einzeln und frei nach Bedarf buchbar.

Genauso vielfältig ist Citadel bei der personalisierten Gästebetreuung. Durch die Integration einzelner Angebote wie Spa- und Wellnessverwaltung oder Tischreservierungen deckt die Software das volle Spektrum an Hoteldienstleistungen an. Per Smartphone können Gäste zudem bequem ein- und auschecken und zahlreiche Services nutzen, ohne an der Rezeption zu warten.

Außerdem verfügt Citadel über Anbindungen zu diversen Drittsystemen wie Channelmanagern und Türschließsystemen – ideal für eine vernetzte und effiziente Hotelverwaltung. Einige Nutzer monieren allerdings, dass die Oberfläche stellenweise veraltet wirkt und etwas intuitiver sein könnte.

LOGOTEL

• Hersteller: logotel Software e.K.
• Hauptmerkmale: Buchungs- & Reservierungsmanagement, CRM, Finanz- & Rechnungsverwaltung, Channel Manager
• Schnittstellen: DATEV, Channel Manager, Webbuchung
• Mobile App: Ja
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

LOGOTEL ist ideal für kleine, inhabergeführte Betriebe. Mit dem Basismodul verwalten Hoteliers Reservierungen, checken Gäste ein und erstellen Rechnungen. Dank einer interaktiven Zimmerübersicht haben Nutzer stets den aktuellen Stand der Reservierungen im Blick.

Zusätzliche Module erweitern die Kernfunktionen um nützliche Werkzeuge wie Channel Management, eine Homepage-Buchungsfunktion und Veranstaltungsmanagement. Auch Finanz- und Personalmanagement-Aufgaben wie Zeiterfassung lassen sich integrieren, sodass eine durchgängige Verwaltung aller Bereiche im Hotel möglich ist.

Eine eigene App gibt es ebenfalls – allerdings nur für Housekeeping-Aufgaben. Mobile Komfortfunktionen für Gäste oder erweiterte Verwaltungsfunktionen sind bislang noch nicht vorhanden.

JULIA Hotelprogramm

• Hersteller: zadego GmbH
• Hauptmerkmale: Buchungstool für eigene Website, Channel Manager, Zimmerplan, Verwaltungssystem
• Schnittstellen: Kassensysteme, Zahlungsanbieter, Schließsysteme
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Die JULIA Hotelverwaltungssoftware bietet eine einfache und umfassende Lösung für Hotels und Ferienwohnungen. Die Software bietet ein Buchungstool, das sich auf der eigenen Webseite integrieren lässt. Hinzu kommt eine Anbindung an einschlägige Plattformen wie Booking.com und Airbnb. Damit steigert die Software die Reichweite um ein Vielfaches und synchronisiert den integrierten Buchungskalender automatisch.

Für Gästekomfort sorgt die Software mit einer integrierten digitalen Gästemappe. Sie stellt Gästen alles Wichtige zur Verfügung – von der Buchungsbestätigung bis zur Anfahrtsbeschreibung.

Für kleine bis mittlere Hotels reicht der Umfang von JULIA allemal – einige wichtige Funktionen (z.B. Buchhaltung oder Auswertungen) sind jedoch nicht vorhanden. Die Software eignet sich daher nur bedingt für größere Betriebe.

Little Hotelier

• Hersteller: Siteminder Limited
• Hauptmerkmale: Channel Manager, Direktbuchungen, Gästeverwaltung & Kommunikation, Reporting
• Schnittstellen: 450+ Buchungsportale, Google Hotel Ads, zahlreiche Hotel Apps
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Ab 109 €/Monat (abhängig von Zimmerzahl)

Der Name lässt es bereits vermuten: Auch Little Hotelier richtet sich primär an kleine und mittelgroße Hotelbetriebe. Die Lösung basiert auf einem zentralen Dashboard, das Buchungen, Preise und Verfügbarkeiten an über 450 Buchungskanäle in Echtzeit synchronisiert.

Darüber hinaus bietet Little Hotelier auch eine mobile App. Damit greifen Hotelmitarbeiter von überall aus auf das System zu.

Ein Nachteil des in Australien sitzenden Anbieters ist, dass dessen Support stellenweise schwer erreichbar ist. Denn der Hersteller Siteminder Limited bietet zwar eine deutsche Sprachausgabe seiner Produkte an, verfügt aber über keine Niederlassung in Deutschland.

eviivo

• Hersteller: eviivo GmbH
• Hauptmerkmale: Buchungsmanagement & Channel-Manager, integrierter Payment Manager, automatisierte Gästekommunikation, Performance- und Umsatzberichte, Website-Builder
• Schnittstellen: Booking.com, Airbnb, Expedia, Google Hotel Ads
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 40 €/Monat (abhängig von Anzahl der Standorte & Zimmer)

eviivo kombiniert Buchungsmanagement, Gästekommunikation und Zahlungsabwicklung in einer cloudbasierten Plattform und richtet sich speziell an inhabergeführte Betriebe. Die Software bietet vielseitige Funktionen, wie z. B. automatisierte Buchungen, ein Channel-Management-System und integrierte Umsatzberichte. Ein integrierter Payment Manager sorgt für saubere und planbare Zahlungsströme.

Eine Schwäche sehen wir im Gebührenmodell dieser Hotel Management Software. Denn der Preis steigt mit der Anzahl der Zimmer und Filialen. Bei Unterkünften mit bis zu 30 Zimmern ergibt sich damit ein sehr attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis – größere Einrichtungen hingegen kommen so schnell auf überdurchschnittlich hohe Kosten.

Velox

• Hersteller: Velox Software GmbH
• Hauptmerkmale: Zimmerverwaltung, Reservierungen, Gästemanagement, Rechnungswesen, Reporting, Channel Management, flexible Preisgestaltung
• Schnittstellen: Buchungsportale, Kassensysteme, Schließsysteme
• Mobile App: Nein
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab einmalig 395 € (für Velox Pension), ab einmalig 1495 € (für VelHotel)

Velox bietet jeweils eine eigene Lösung für Hotels und Pensionen an. Das Angebot umfasst Features wie Zimmerverwaltung, Gästedatenpflege und Rechnungsstellung. Durch vier Zusatzmodule lässt sich die Pensions-Variante „Velox Pension“ jederzeit auf die Hotellösung aufrüsten.

Für beide Varianten stehen außerdem drei optionale Zusatzmodule für das Channel Management sowie Schnittstellen für Telefonanlagen, Gastronomiekassen und Schließsystemen zur Verfügung.

Ein Bereich, der bei Velox jedoch fehlt, ist die Buchhaltung. Die Software verfügt weder über Schnittstellen für DATEV oder andere FiBu-Anwendungen noch gibt es ein integriertes Tool dafür.

RoomRaccoon

• Hersteller: RoomRaccoon B.V.
• Hauptmerkmale: PMS, Channel-Manager, Direktbuchungen
• Schnittstellen: Buchungskanäle, ID-Scanner, Zahlungssysteme
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 124 € – 330 €/Monat (abhängig von Paket und Anzahl der Zimmer)

RoomRaccoon vereint Funktionen wie Property-Management-System (PMS), Channel-Manager und Buchungsmaschine in einer All-In-One-Lösung. Mit automatisierten Prozessen erleichtert sie die Verwaltung von Reservierungen, Zahlungen und Gästekommunikation. Zudem gibt es Schnittstellen zu über 300 Drittanbietern, darunter POS-Systeme und digitale Türschlösser.

Die Software ist in vier verschiedenen Paketen erhältlich: Das „Entry“-Paket (Ab 124 €/Monat) bietet grundlegende Funktionen, während „Starter“ (ab 160 €/Monat) und „Premium“ (ab 235 €/Monat) zusätzliche Upgrades enthalten. Das „Enterprise“-Paket (ab 330 €/Monat) umfasst unbegrenzte Upgrades und richtet sich an größere Betriebe mit komplexeren Anforderungen.

Es stehen allerdings keine Erweiterungsmodule für die „Entry“-Variante zur Verfügung. Wer also die Möglichkeit will, die Software später upzugraden, braucht mindestens das „Starter“-Paket.

ibelsa

• Hersteller: ibelsa GmbH
• Hauptmerkmale: Belegungsplan, Rechnungs- & Gästemanagement, Buchungs- & Channel Management, Aufgabenverwaltung, Reporting & Analysen
• Schnittstellen: Channel Manager, Kassensysteme, Arbeitszeiterfassung & Dienstplanung, Bewertungsmanagement, Buchhaltung & Controlling, u.a.
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 29 € – 49 €/Monat (Preis abhängig von Anzahl der Zimmer und gewähltem Paket)

Mit ibelsa verwalten Hotelliers ihren Betrieb unter anderem durch Belegungspläne, Gästemanagement, Rechnungswesen und Webbuchungen. Darüber hinaus gibt es Dutzende von Schnittstellen. Damit lassen sich sowohl klassische Anwendungen aus der Hotellerie wie Bewertungs- oder Channelmanager als auch allgemeine betriebswirtschaftliche und personaltechnische Tools anschließen.

ibelsa bietet drei verschiedene Pakete an: Das „basic“-Paket (ab 29 €/Monat) umfasst die Grundfunktionen, während das „pro“-Paket (ab 39 €/Monat) ein zusätzliches Modul nach Wahl enthält. Das „lux“-Paket (ab 49 €/Monat) bietet drei zusätzliche Module.

SoftTec Cloud Hotelsoftware

• Hersteller: SoftTec GmbH
• Hauptmerkmale: Digitale Gästedaten-Erfassung, bargeldlose Zahlungen, Channel Manager, automatisierte Gästekommunikation
• Schnittstellen: Buchungskanäle, Kassensysteme, Bewertungssysteme, Schließanlagen, Meldewesen, Buchhaltung
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Beides möglich
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

SoftTec bietet eine All-in-One-Plattform, die alle Schritte der Guest Journey abbildet. Dazu gehören Online-Buchungen, Channelmanagement und ein Check-in-Kiosk. Für den Anschluss von Drittsystemen gibt es zahlreiche Schnittstellen, darunter Adyen für bargeldlose Zahlungsabwicklungen, DATEV für die Buchhaltung sowie Anbindungen an gängige Schließanlagen und Kassensysteme.

Die einzige Schwäche, die wir bei der Software feststellen können, ist der schiere Umfang. Mit mehreren hunderten kleiner Funktionen plant ihr am besten eine gewisse Einarbeitungszeit ein, wenn ihr euch für die Cloud Hotelsoftware von SoftTec entscheidet – der Anbieter stellt aber auch ein gutes Schulungsangebot zur Verfügung, um Mitarbeiter mit der Software vertraut zu machen.

3RPMS

• Hersteller: HaDre GmbH
• Hauptmerkmale: Gästeverwaltung, automatisierter Check-In & Self-Checkout, digitale Gästemappen, Belegungspläne, Reservierungsmanagement, Housekeeping
• Schnittstellen: Stripe, DATEV, SaltoKS, Viato, SiteMinder, Channelmanager
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 4 € – 7 €/Monat pro Zimmer (zzgl. 249 € – 799 € einmalige Einrichtungsgebühr)

3RPMS deckt die Guest Journey unter anderem mit automatisierten Check-ins, Self-Checkout und einer digitalen Gästemappe ab. Darüber hinaus ermöglicht die Software eine flexible Preisgestaltung, Echtzeit-Updates zur Zimmerverfügbarkeit. Schnittstellen gibt es unter anderem für Channelmanager, Zahlungsdienstleister und die Finanzbuchhaltung.

3RPMS bietet drei Pakete an: Basic (4 €/Monat pro Zimmer), Pro (5 €/Monat pro Zimmer) und Pro Plus (ab 7€/Monat pro Zimmer). Das Basic-Paket ist eine kostengünstige Einstiegslösung für kleinere Betriebe oder bei der Neugründung und bietet Kernfunktionen wie Buchung und Verwaltung, jedoch ohne Schnittstellen. Das Pro-Paket richtet sich an größere Hotels und beinhaltet die Digital Guest Journey sowie eine Channelmanager-Anbindung. Pro Plus bietet zusätzlich Premium-Support und Auffrischungsschulungen.

3RPMS ist eine der Softwarelösungen, bei denen der Preis zum Teil von der Anzahl Zimmer abhängt. Größere Hotels mit 100 oder mehr Zimmern sollten deswegen genau nachrechnen, ob sich die Kosten lohnen. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr, deren Höhe vom gewählten Paket abhängt.

Winhotel.MX

• Hersteller: CDSoft Systemhaus für Hotelsoftware & Kassensysteme
• Hauptmerkmale: Interaktiver Belegungsplan, automatisierte Gästekommunikation, Revenue Management, Housekeeping, Online-Check-In, Reporting & Controlling
• Schnittstellen: 95 Anbindungen, u.a. Channel-Manager, Kassensysteme, CRM-Tools, FiBu
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Winhotel.MX richtet sich an Betreiber in der Individualhotellerie. Aufgrund ihrer modularen Struktur lässt sich die Software flexibel an die Bedürfnisse verschiedener Hoteltypen anpassen.

Der gesamte Gästeservice läuft digital an – von der Online-Buchung über den Pre-Check-In bis zum Check-out. Schnittstellen zu Channel-Managern, Kassensystemen und CRM-Lösungen sorgen zudem für nahtlose Abläufe und zentrale Verwaltung aller Daten.

Wie der Name bereits andeutet, ist Winhotel.MX eine Software für Windows-PCs. Für Mac-Nutzer scheidet diese Lösung damit aus.

Lodgit

• Hersteller: Lodgit Hotelsoftware GmbH
• Hauptmerkmale: Zimmerverwaltung mit Belegungsplan, umfangreiche Auswertungsfunktionen, Preisverwaltung, Buchungssystem
• Schnittstellen: DATEV, Channelmanager, Kassensysteme, Bewertungsmanager
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Windows & macOS Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Lodgit Desk bietet alle wichtigen Funktionen zur Verwaltung von Zimmern und Buchungen in einer simplen, aber übersichtlichen Benutzeroberfläche. Nutzer haben mit einem grafischen Belegungsplan jederzeit den Überblick über Buchungen und freie Zimmer.

Ein besonderer Vorteil von Lodgit Desk ist die integrierte Restaurantkasse. Diese erlaubt es Gästen, Gerichte direkt aufs Zimmer zu bestellen und zu bezahlen. Mithilfe von Auswertungs- und Analysefunktionen lassen sich Umsatz und Auslastung detailliert prüfen, was eine gezielte Steuerung des Hotelbetriebs unterstützt.

Das Design wirkt stellenweise ein wenig altbacken, was sich auch im Buchungssystem für die eigene Hotel-Website niederschlägt. Gäste mit moderneren Erwartungen könnten sich daran unter Umständen stören.

Prisma

• Hersteller: Prisma Software Solutions GmbH
• Hauptmerkmale: Zimmerverwaltung per Mausklick, Saisonkalender mit Preismodellen, automatische Rechnungserstellung, Listenverwaltung für Teams, DATEV-Schnittstelle für Buchhaltung
• Schnittstellen: DATEV, Gastrokassensystem
• Mobile App: Nein
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Einmalig 399 €

Prisma Hotel eignet sich vorrangig für kleine und mittelgroße Unterkünfte. Die Software bietet einfache Zimmerverwaltung per Mausklick, bei der Nutzer den vollen Überblick über die Belegung haben und Buchungen kinderleicht verwalten.

Mit Funktionen wie der automatischen Rechnungserstellung und dem praktischen Saisonkalender lassen sich verschiedene Preismodelle erstellen und flexibel auf die Nachfrage abstimmen. Eines der nützlichsten Features ist die Listenverwaltung für Service- und Housekeeping-Aufgaben: Teams erstellen damit Reinigungs-, Frühstücks- und Checklisten erstellen, um sich untereinander perfekt zu koordinieren.

Mit 399 € Einmalpreis ist Prisma eine der günstigsten Softwares in unserem Test – allerdings ist der Umfang dementsprechend begrenzt. Zum einen läuft die Software komplett offline. Es gibt also keine Anbindungen an externe Buchungsportale oder Channelmanager. Deswegen eignet sich das Programm unserer Ansicht nach nur für kleine Hotels mit einer überschaubaren Anzahl an monatlichen Buchungen.

vioma

• Hersteller: vioma GmbH
• Hauptmerkmale: Channel Management, Buchungssystem, Meta-Search,, Bewertungsmanagement, Online-Zahlungsabwicklung
• Schnittstellen: Channel-Manager, OTA, Payment, Bewertungsportale
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Die vioma-Software bietet jeweils eigene Module für Channel-Management, Buchung, Meta-Search und Online-Zahlungsabwicklung sowie andere zentrale Bereiche der Hotelverwaltung. Das Channel-Management-System vioma CHANNELS synchronisiert Verfügbarkeiten und Preise auf wichtigen Buchungsplattformen wie booking.com oder HRS in Echtzeit.

Besonders gut gefällt uns vioma META SEARCH. Das Modul verbessert strategisch die Sichtbarkeit auf Preisvergleichsportalen wie Trivago und Google Hotel Ads. Das spart Zeit und reduziert Abhängigkeiten von kostenpflichtigen Drittplattformen.

Den finanziellen Bereich vernachlässigt vioma leider. Statistiken für das Controlling und Reporting gibt es kaum und auch für die FiBu sind weder Schnittstellen noch eigene Tools vorhanden.

Hotel 5.0

• Hersteller: Zimmersoftware KG
• Hauptmerkmale: Reservierungsmanagement mit Belegungsübersicht, automatisierte Rechnungsverwaltung, Kurtaxen-, Reinigungs- & Artikelverwaltung
• Schnittstellen: k.A.
• Mobile App: Keine
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 299 €

Hotel 5.0 eignet sich für kleinere Hotels und Pensionen. Das Programm bietet Funktionen zur Verwaltung von Reservierungen, automatisierten Rechnungen, Tischreservierungen und eine grafische Belegungsübersicht. Zudem gibt es optionale Add-Ons wie die Steuerung der Zimmerheizung und ein erweitertes Rechnungstool.

Wie der Hersteller selbst klarmacht, will er mit Hotel 5.0 vor allem kleine Hotels bzw. Pensionen ansprechen. Für große Hotels und solche mit mehreren Standorten fällt der Funktionsumfang etwas zu gering aus.

RESAVIO

• Hersteller: RESAVIO GmbH
• Hauptmerkmale: PMS, integrierter Channel Manager, Online-Buchungssystem, digitale Gästemappe, Drag & Drop Belegungsplan, Upselling & Cross-Selling Funktionen
• Schnittstellen: Buchungsportale, Metasearch, Payment-Anbieter, offene API, Schließ-, Kassensysteme, Revenue-Management
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Zugriff via Web-Anwendung, kein Desktop
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 29 €/Monat (Preis abhängig vom Paket & Anzahl der Zimmer)

RESAVIO vereint die Verwaltung, Buchung und Gästebetreuung in einem System. Der integrierte Channel Manager aktualisiert Preise und Verfügbarkeiten auf allen wichtigen Buchungsportalen wie Booking.com oder Expedia. Mit der digitalen Gästemappe können Gäste ihren Aufenthalt kontaktlos und bequem organisieren – perfekt für eine starke Kundenbindung und weniger Aufwand für das Personal.

Zu den Stärken von RESAVIO zählen eine benutzerfreundliche Oberfläche und das breite Funktionsspektrum – vom Belegungsplan per Drag & Drop bis zur Housekeeping-App. Auch Tools für Up- und Cross-Selling sind geboten, um den RevPAR planbar zu steigern.

RESAVIO gibt es in drei Varianten, wobei die untersten beiden Pakete (Booking und Booking Pro) vorrangig Tools für die Buchungsverwaltung enthalten. Den vollständigen Umfang gibt es dann im PMS-Paket ab 49 €/Monat. Ein Nachteil dieser Variante ist allerdings, dass der endgültige Preis von der Anzahl der Zimmer abhängig ist. Booking und Booking Pro hingegen sind jeweils zum Festpreis (19 € bzw. 29 €/Monat) erhältlich.

ASA HOTEL

• Hersteller: ASA HOTEL
• Hauptmerkmale: Channel Management, digitale Gästemappe, Online-Zahlung, Anpassung an Hotelgröße & -typ
• Schnittstellen: Diverse Buchungssysteme & Payment
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Beides möglich
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

ASA HOTEL ist eine vielseitige Hotelsoftware, die sich für jede Art von Hotelbetrieb anpassen lässt. Dank einer stark modularen Struktur lässt sich die Software genau auf die Bedürfnisse von Individualhotels, Hotelgruppen und großen Anlagen zuschneiden.

Zu den Hauptfunktionen der Software zählen ein integriertes Channel Management, eine digitale Gästemappe und umfassende Reporting-Tools. Zudem bietet ASA HOTEL eine hohe Konnektivität mit zahlreichen Schnittstellen für Drittanbieter und Buchungsportale.

Praktisch ist außerdem, dass die Software sowohl als Cloud-Lösung als auch lokale Desktop-Installation erhältlich ist. Einige Nutzer merken jedoch an, dass die Web-Variante stellenweise etwas abgespeckt und die dortige Benutzeroberfläche ein wenig altmodisch wirkt.

pension-software24

• Hersteller: Georg Huonker, Dipl.-Ing.(FH)
• Hauptmerkmale: Online-Buchungen, Check-in/Check-out, Abrechnung, Channel-Manager, Zimmerplan
• Schnittstellen: HRS, Booking.com, Expedia
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Nein
• Preis: 15 €/Monat zzgl. 1 €/Monat pro Zimmer

pension-software24 ist eine einfache, privat entwickelte Software für Hotels und Pensionen. Sie deckt die zentralen Aufgaben im Beherbergungsmanagement ab: Buchungen, Check-in und Check-out, Abrechnung und Gästeverwaltung.

Den Vertrieb und die Reichweite steigert die Software mit einer Zwei-Wege-Schnittstelle zu Buchungsportalen wie Booking oder HRS. Ein grafischer Zimmerplan, Statistiken zu Auslastung und Umsätzen sowie Putzzeitenplanung für das Personal schaffen Effizienz im Alltag.

Für kleine Hotels ist die Software insgesamt recht gut und auch preislich sehr günstig. Das Design ist allerdings recht altbacken und der Funktionsumfang definitiv nicht für Betriebe mit mehr als 30 Zimmern geeignet.

happyhotel

• Hersteller: happyhotel GmbH
• Hauptmerkmale: Dynamische Preisgestaltung, Eventimport, Mitbewerberanalyse, Budgetplanung, Umsatzprognosen
• Schnittstellen: PMS, Channel-Manager, Buchungstools
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 150 €/Monat (Preis abhängig von Paket und Anzahl der Zimmer, kostenlose Basisversion erhältlich)

happyhotel spezialisiert sich auf die dynamische Preisgestaltung und Umsatzoptimierung. Mit einem benutzerfreundlichen Dashboard und intuitiven Reporting-Tools bietet sie Hoteliers sofortige Einblicke in Buchungen, Auslastung und Umsatz.

Erhältlich ist happyhotel in vier Paketen:

• Free (kostenlos): PMS-Anbindung, Standard Dashboard, Standard Analysen & Reports, E-Mail Reports.
• Basic-Paket (ab 150 €/Monat): Alle Free-Funktionen + Preisvorschläge für die nächsten 6 Monate, tägliche E-Mail-Reports & den Autopiloten für automatisierte Preisanpassung.
• Standard-Paket (ab 180 €/Monat): Alle Basic-Funktionen + Preisvorschläge für 12 Monate, 4 tägliche Preisupdates & Eventimport für Veranstaltungen und Schulferien.
• Professional-Paket (ab 240 €/Monat): Alle Standard-Funktionen + Preisvorschläge für 18 Monate, 12 tägliche Preisupdates, dynamische Preisabstände zwischen Zimmerkategorien & unabhängiges Yield-Management für verschiedene Raten.

Durch die vier verschiedenen Pakete bietet happyhotel eine gewisse Skalierbarkeit. Zudem ist die kostenlose „Free-Version“ attraktiv. Für kleine Hotels ergibt sich jedoch das Problem, dass die Preise der kostenpflichtigen Versionen von der Anzahl der Zimmer abhängig sind und mindestens 30 Zimmer abgerechnet werden.

Sehr große Hotels müssen wiederum mit hohen Kosten rechnen, da die Kosten pro Zimmer je nach Paket zwischen 5 € und 8 € pro Monat betragen. Unserer Ansicht nach ist happyhotel daher am besten für mittelgroße Hotels geeignet.

straiv

• Hersteller: straiv GmbH
• Hauptmerkmale: Online Check-in/out, digitale Gästemappe, Web-Türöffnung, Self-Service-Kioske, Upselling
• Schnittstellen: Apaleo, Mews, Ibelsa, Protel, Oracle, Salto, ASSA ABLOY
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

straiv eignet sich prinzipiell für Hotels jeder Größe und konzentriert sich primär auf die Gästeverwaltung. Mit Funktionen wie digitalem Check-in und Check-out, einer Gästemappe und der Web-Türöffnung über das Smartphone bietet straiv ein reibungs- und kontaktloses Erlebnis, und zwar ohne App-Download.

Gäste greifen einfach über das Web-Portal auf alle wichtigen Services zu. Check-ins sind 24/7 möglich, und die digitale Türöffnung sorgt für einen schnellen Zugang zu Zimmern, ganz ohne Schlüssel. Darüber hinaus enthält straiv ein Upselling-Modul inklusive PMS-Schnittstelle, um Umsätze gezielt zu steigern.

Ein Nachteil ist der stark einseitige Fokus des Programms. Während die Gästeverwaltungstools kaum Wünsche offen lassen, fehlen andere wichtige Bereiche, wie z.B. Controlling oder Marketing.

Mit welchen Kriterien find ihr die richtige Hotelsoftware?

So groß wie der Markt für Hotelprogramme ist, ist es gar nicht so einfach, sich für das richtige Produkt zu entscheiden.

Geht deswegen bei der Auswahl mit System vor und wendet die richtigen Schlüsselkriterien an. So findet ihr ganz einfach die beste Softwarelösung für euer Hotel.

Funktionsumfang

Ganz klar sind die gebotenen Features der wichtigste Aspekt einer Hotelsoftware. Grundsätzlich muss die Software euch alle Tools an die Hand geben, die ihr bei der täglichen Hotelverwaltung benötigt. Das sind in der Regel die Gäste- und Buchungsverwaltung, Housekeeping und ein gutes Channelmanagement.

Je nach Größe eures Hotels sind weitere Zusatzfunktionen wichtig. Nützliche Extras sind beispielsweise Tools für dynamische Preisgestaltung, eine mobile App für Gäste oder Self-Service-Features. Nicht zu vergessen sind außerdem betriebswirtschaftliche Aufgaben wie Buchhaltung und Auswertung.

Modulare Softwarelösungen sind hier stark im Vorteil: Denn so habt ihr mehr Freiheit bei der Zusammenstellung des Programms und schneidet es genau auf euren Bedarf zu.

Nutzerfreundlichkeit

Ein Hotel Programm soll euch die Arbeit erleichtern und den täglichen Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Die einzelnen Funktionen der Software müssen daher einfach in der Nutzung sein. Alle Tools solltet und Einstellungen solltet ihr daher binnen drei oder weniger Klicks aufrufen können. Für grundlegende Aufgaben wie die Buchung eines Gastes sollten zudem nicht mehr als eine Minute vergehen.

Natürlich wisst ihr im Voraus nicht, wie nutzerfreundlich die Software wirklich ist. Teilweise ist es auch eine Frage des eigenen Geschmacks.

Nutzt deswegen unbedingt eine Demoversion. Das gibt es bei fast allen Anbietern. Üblich sind Testphasen von 7 bis 30 Tagen. In diesem Zeitraum probiert die Software unverbindlich als kostenlose Vollversion. Nutzt diese Möglichkeit – dann wisst ihr genau, wie gut das Programm zu euch passt und ob ihr langfristig damit arbeiten wollt.

Nutzererfahrungen

Ähnlich wertvoll sind die Erfahrungen anderer Nutzer mit einer bestimmten Software.

Denn: Andere Hotelliers haben in der Regel die gleichen Erwartungen an eine Softwarelösung wie ihr selbst. Zudem verfügen sie bereits über langfristige Erfahrung mit der Software. Das kann euch eine Demoversion nicht bieten.

Echte Testberichte und Bewertungen anderer Nutzer findet ihr direkt hier auf hotelsoftware-vergleich.com.

Ihr habt selbst Erfahrung mit einer Hotelsoftware aus diesem Vergleich?

Lasst uns gerne einen kurzen Bericht mit euren Erfahrungen über unsere Bewertungsfunktion da!

Außerdem laden wir euch zu einem ausführlicheren User-Interview ein. Schickt bei Interesse einfach eine kurze Mail an [email protected]. Für eure Zeit und Mühe zeigen wir uns auch mit einem kleinen Dankeschön erkenntlich!

Support

Habt ihr ein Probleme oder eine Frage zur Software, seid ihr auf einen kompetenten und reaktionsschnellen Ansprechpartner beim Kundenservice angewiesen. Einfache Kontaktmöglichkeiten (z.B. Telefon, Email, etc.) zu den üblichen Geschäftszeiten sind daher Pflicht.

Bei einem umfangreicheren Hotelprogramm sollte der Service entsprechend mehr bieten. In diesem Fall sind Schulungen/Seminare optimal. So erlernt ihr und euer Team schneller den Umgang mit der Software und verkürzt die Einarbeitungszeit.

Preis

Die durchschnittliche Preisspanne für Hoteling Software liegt zwischen 30 und 150 Euro, wobei einige Lösungen deutlich teurer werden können. Habt ihr ein größeres Hotel mit vielen Zimmern, solltet ihr aufpassen, wenn der Preis der Software nach Anzahl der Zimmer berechnet wird. Denn das kann schnell sehr teuer werden.

Grundsätzlich darf eine Software aber etwas teurer sein, solange der Funktionsumfang euch entsprechenden Mehrwert liefert.

Nutzt daher zunächst die anderen Kriterien, um die Angebote herauszusortieren, die überhaupt für euren Betrieb geeignet sind. Vergleicht aus dieser engeren Auswahl dann einfach die Preise und entscheidet euch für die Software mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Fazit

Ohne eine Hotelsoftware könnt ihr nicht den Service bieten, den Gäste heutzutage von der modernen Gastronomie und Hotellerie erwarten. Darüber hinaus braucht ihr die Automatisierung, um eure Prozesse zu vereinfachen und euch größtmöglichen Überblick über Buchungen aller Reiseportale zu verschaffen.

Damit macht ihr euren Betrieb nicht nur effizienter und profitabler, sondern sichert euch auch gegen Fachkräftemangel ab.

Am Angebot mangelt es nicht – bei 25 hochwertigen Lösungen ist die beste Hotelsoftware garantiert dabei. Die findet ihr am einfachsten, indem ihr bei die Auswahl auf die richtigen Kriterien achtet und die Testversion nutzt.